引論：我們?yōu)槟砹?3篇建設(shè)工程檔案管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
關(guān)鍵詞 ：工程檔案 編制 管理 驗(yàn)收
中圖分類號(hào)：K206文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，工程建設(shè)規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，而建設(shè)工程技術(shù)檔案也隨之日益顯現(xiàn)出在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的地位和作用。對(duì)于一個(gè)城市的建設(shè)而言，科學(xué)的管理利用好建設(shè)工程技術(shù)檔案，不僅能完整的反應(yīng)出特定的歷史時(shí)期建設(shè)工程發(fā)展的狀況，而且能為一個(gè)城市建設(shè)事業(yè)的發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步提供完整的資料。
目前國家已經(jīng)頒布實(shí)施了有關(guān)的法律、法規(guī)和規(guī)程，使建設(shè)技術(shù)檔案管理步入了法制化軌道。國務(wù)院《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》第十七條明確規(guī)定：建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時(shí)收集、整理建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立、健全建設(shè)項(xiàng)目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，及時(shí)建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項(xiàng)目檔案。《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》第六條也規(guī)定：建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工后六個(gè)月內(nèi)，向城市規(guī)劃行政主管部門和城建檔案關(guān)報(bào)送一套符合規(guī)定的工程建設(shè)檔案。
一、工程檔案現(xiàn)狀
目前，我國建筑企業(yè)只重于工程項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益，而對(duì)于工程技術(shù)資料的收集、編制、整理很不重視，缺少專職資料員，工程資料記錄不規(guī)范，資料管理工作手段落后，使資料不能真正反映建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，給施工單位在工程竣工移交和評(píng)優(yōu)時(shí)帶來很多不必要的麻煩。另外，在我國許多小城市甚至一些中等城市中對(duì)于建設(shè)工程技術(shù)檔案還沒有專門的收藏機(jī)構(gòu)，檔案往往被遺忘丟失或損壞，檔案管理的不完善就對(duì)以后城市規(guī)劃、改造、建設(shè)提供不出依據(jù)資料，造成許多失誤和損失。就其產(chǎn)生的原因是多方面的：一是工程期限較長，從資料收集、編制、整理到立卷歸檔的過程較長；二是建設(shè)工地點(diǎn)多面廣，較為分散，基建投資規(guī)模不大、資料收集整理較為困難；三是涉及的工序多變更修改多，難以保證資料形成的完整全面性。另外，地方有些檔案管理人員資料收集不及時(shí)、審核不嚴(yán)格、立卷歸檔不規(guī)范、保存不當(dāng)?shù)龋率箼n案管里工作形成缺陷，存在諸多不完善之處。這就要求檔案管理人員努力提高自身素質(zhì)和管理水平，適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的需要，建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，通過嚴(yán)格的制度化管理使之科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使檔案管理工作從開工到竣工，從最初的資料收集、編制、分類整理到最后的立卷歸檔都有章可循。同時(shí)，作為建設(shè)工程主體各方均應(yīng)依法做好建檔工作。
二、建設(shè)工程三方的職責(zé)
目前我國建設(shè)工程檔案主要包括在以下工程中發(fā)生的資料信息規(guī)整、收集：工業(yè)、民用建筑工程；市政基礎(chǔ)設(shè)施工程；公用基礎(chǔ)設(shè)施工程；公共交通基礎(chǔ)設(shè)施工程；市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程；城市防洪、抗震、人防工程；城市地下管線工程。而作為建設(shè)工程主體各方應(yīng)嚴(yán)格按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》履行相關(guān)的職責(zé)。
建設(shè)單位負(fù)責(zé)建設(shè)工程檔案的匯總和報(bào)送。建設(shè)單位與施工單位在簽訂工程承發(fā)包合同時(shí)，明確編制、移交竣工圖等工程檔案材料的責(zé)任、要求等內(nèi)容，建設(shè)項(xiàng)目有建設(shè)單位分包給幾個(gè)施工單位承擔(dān)的，各施工單位應(yīng)負(fù)責(zé)編制其所承包的工程竣工圖，再由建設(shè)單位負(fù)責(zé)匯總整理。
建設(shè)單位在辦理《施工許可證》之前，要先到工程所在地的城市建設(shè)檔案管理部門簽訂建設(shè)工程竣工檔案報(bào)送責(zé)任書，領(lǐng)取報(bào)送文件材料表，并交納竣工檔案整理綜合服務(wù)費(fèi)。建設(shè)單位在工程竣工驗(yàn)收后，應(yīng)通知檔案管派員對(duì)其竣工檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，建設(shè)單位在辦理建設(shè)工程竣工檔案全套文件材料報(bào)送城建檔案館，報(bào)送的材料符合要求的，城建檔案館收到在15日之內(nèi)經(jīng)審核合格后，簽發(fā)《建設(shè)工程竣工檔案合格證》。建設(shè)單位在取得建設(shè)工程檔案專項(xiàng)預(yù)驗(yàn)收意見書后，方可組織工程竣工驗(yàn)收；而國家和省級(jí)的重點(diǎn)建設(shè)工程竣工驗(yàn)收，必須同時(shí)通知省級(jí)城建檔案館參加。建設(shè)單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，向城建檔案館報(bào)送一套符合規(guī)定的建設(shè)工程檔案，內(nèi)容不完整的，應(yīng)限期補(bǔ)充、完善，建設(shè)工程投入使用后進(jìn)行改建、擴(kuò)建或者對(duì)重要部位進(jìn)行維修的，建設(shè)單位也應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計(jì)、施工單位根據(jù)實(shí)際情況修改、補(bǔ)充和完善原工程檔案；凡是涉及結(jié)構(gòu)和平面布置改變的，應(yīng)當(dāng)重新編制工程竣工檔案，并在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，再次向城建檔案館報(bào)送。在城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)建設(shè)建筑物、構(gòu)筑物和其他設(shè)施的建設(shè)單位也應(yīng)辦理竣工檔案。
施工單位按照國家、省、市有關(guān)城建檔案管理的規(guī)定及合同的約定，及時(shí)編制、移交竣工圖及其他工程檔案材料，并對(duì)其準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。
監(jiān)理單位應(yīng)著手監(jiān)理健全監(jiān)理檔案制度，督促施工單位及時(shí)收集、整理工程文件資料，并對(duì)其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查，協(xié)助建設(shè)單位做好工程檔案材料的匯總。
建設(shè)行政主管部門在辦理竣工驗(yàn)收備案時(shí)，對(duì)建設(shè)工程檔案專項(xiàng)預(yù)驗(yàn)收意見書進(jìn)行審查。
三、竣工檔案的編制與報(bào)送
凡是新建、改建、擴(kuò)建的建設(shè)項(xiàng)目，均應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定編制建設(shè)工程竣工檔案，并向城建檔案館及時(shí)報(bào)送。建設(shè)工程竣工檔案的歸檔文件內(nèi)容包括：工程準(zhǔn)備階段文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件等五部分。作為工程建設(shè)的主題各方的建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位必須將工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，其報(bào)送的建設(shè)工程檔案應(yīng)滿足一下基本條件：原始的建筑工程資料；與工程實(shí)體相符的建設(shè)工程竣工圖，并要加蓋竣工圖章；建設(shè)工程的照片、錄音、錄像等聲像資料以及市級(jí)以上重點(diǎn)工程采用的計(jì)算機(jī)管理的光盤、磁盤等電子資料。
四、建設(shè)工程檔案的必要性
當(dāng)前建設(shè)工程檔案管理工作于人們的生活緊密相關(guān)。現(xiàn)實(shí)生活中人們的生活緊密相連。現(xiàn)實(shí)生活中的人們離不開水、電、氣、通風(fēng)、交通、住房、綠化、環(huán)境、商業(yè)、服務(wù)、旅游等設(shè)施，而所有這些設(shè)施項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的檔案完整準(zhǔn)備與否，會(huì)直接影響著人們的正常生活。同時(shí)建筑工程檔案對(duì)防范自然災(zāi)害的破壞，及破壞后的回復(fù)建設(shè)都有著不可替代的作用，是減少損失的重要手段之一，可見，做好建設(shè)工程檔案管理工作非常必要．
五、參考文獻(xiàn)
篇2
目前檔案管理的難點(diǎn)，制約著建設(shè)工程乃至整個(gè)建筑企業(yè)的發(fā)展，因此，建筑企業(yè)要通過提高檔案管理意識(shí)、實(shí)行現(xiàn)代化管理水平、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，以及完善檔案管理工作制度等措施，方可實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)化管理，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，進(jìn)而為建設(shè)工程提供良好的檔案管理環(huán)境。
一、 房建工程建設(shè)檔案管理的特點(diǎn)
一般房建工程項(xiàng)目投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外部協(xié)作復(fù)雜，所形成的檔案有如下特點(diǎn)：
（一） 數(shù)量大、種類多
房建工程是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，它由多個(gè)子項(xiàng)或?qū)ｍ?xiàng)工程項(xiàng)目組成。從項(xiàng)目立項(xiàng)、招投標(biāo)、核準(zhǔn)到開工、投資建設(shè)，再到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，長達(dá)5～10年不等。長時(shí)間所產(chǎn)生的文件包括勘測(cè)設(shè)計(jì)、招投標(biāo)管理、配套供電交通、土木工程，設(shè)備安裝，管道線路鋪設(shè)、裝飾裝修等資料，并經(jīng)文字、圖紙、圖表、聲像、照片、實(shí)物標(biāo)本等形式記載，形成數(shù)量巨大、種類繁多的工程建設(shè)檔案。
（二） 價(jià)值高
房建工程檔案收集來源于工程各子項(xiàng)的參建各方，在工程建設(shè)過程中，涉及質(zhì)量評(píng)定、材料進(jìn)場(chǎng)核定、事故理賠審定、天氣情況、各階段驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收，以及日常管理中不可替代的重要依據(jù)，也是在工程建成后進(jìn)行運(yùn)行、維護(hù)管理中不可缺少的參考資料。
（三） 綜合性強(qiáng)
房建工程建設(shè)涉及面廣，它牽涉到市政綠化、土木工程、電力、交通、通訊、消防等各個(gè)方面，從而形成的房建工程檔案專業(yè)性、綜合性強(qiáng)。
二、 房建工程檔案管理的常見問題
從上世紀(jì)90年代中期開始，在我國住房建行業(yè)中，陸續(xù)推行項(xiàng)目經(jīng)理制、招標(biāo)投標(biāo)管理制、合同管理制及工程監(jiān)理制，房建工程檔案管理也取得了重大進(jìn)步，但房建工程檔案管理目前還存在以下問題：
（一） 管理規(guī)章制度不健全且執(zhí)行不到位
房建工程檔案管理點(diǎn)多、面廣、量大牽涉單位多，且各單位相對(duì)獨(dú)立。由于工程建設(shè)檔案管理規(guī)章制度不健全其實(shí)施細(xì)則未及時(shí)跟上缺乏完善的約束機(jī)制加上檔案管理不重視，造成執(zhí)行不到位，出現(xiàn)檔案管理工作相互推諉、搪塞或者是不愿配合、不予支持等不良現(xiàn)象。
（二） 重工程建設(shè)，輕檔案管理
為使工程項(xiàng)目盡快發(fā)揮效益，業(yè)主和參建單位在工程建設(shè)過程中往往只注重工程的形象工程建設(shè)進(jìn)度而忽視建工檔案資料的作用，檔案管理意識(shí)淡薄從而未把工程檔案管理納入日常工程建設(shè)管理中，尤其是在施工階段面臨工期短、施工任務(wù)繁重等情況下，只重視建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量和資金的控制，而忽視了工程檔案資料的收集、整理等工作，使工程檔案管理與工程建設(shè)未能按時(shí)完成。
（三） 檔案歸檔不及時(shí)且質(zhì)量不高
房建工程建設(shè)長達(dá)數(shù)年，而檔案文件的收集整理工作又具有持續(xù)性，受工程建設(shè)參建單位多，工期長、人員變動(dòng)大等因素影響，各單位對(duì)建設(shè)過程中形成的資料未及時(shí)收集和妥善保管，檔案資料不能及時(shí)移交和定期整理歸檔。若到工程項(xiàng)目完工需辦理竣工驗(yàn)收手續(xù)時(shí)，再來組織大量的人力、物力，突擊補(bǔ)充檔案資料，導(dǎo)致工程竣工檔案資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性難以控制。
（四） 檔案管理從業(yè)人員配備不足且素質(zhì)不高
因?qū)こ探ㄔO(shè)檔案管理不重視，發(fā)包單位或施工單位配備的檔案從業(yè)人員配額少且多為兼職人員，人員穩(wěn)定性不強(qiáng)，而且對(duì)建工檔案征集與收集、整理、保管與維護(hù)等要求掌握不全，使得工程檔案管理質(zhì)量較差，無法達(dá)到國家規(guī)定的建工檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。
（五） 檔案現(xiàn)代化管理水平不高且信息資源未共享
在實(shí)際工作中，各建設(shè)單位不同程度地存在著重視紙質(zhì)文件的歸檔，忽略電子文件的收集歸檔，紙質(zhì)檔案與電子文件檔案未同步管理，工程檔案信息未實(shí)現(xiàn)共享。
三、 應(yīng)對(duì)房建工程建設(shè)檔案管理問題的措施
（一） 加大宣傳力度，增強(qiáng)檔案意識(shí)
為加強(qiáng)對(duì)房建工程建設(shè)檔案的有序管理，在工程項(xiàng)目開始時(shí)，就應(yīng)對(duì)來自各參建單位及人員進(jìn)行檔案培訓(xùn)，從而增強(qiáng)工程各人員的檔案意識(shí)，爭(zhēng)取各方面的支持與配合，提高他們做好房建工程檔案管理的自覺性和責(zé)任感，爭(zhēng)取他們的重視和支持，擺脫檔案管理的處于被動(dòng)的局面。
（二） 完善制度，規(guī)范檔案管理
一要根據(jù)國家及建設(shè)部門的相關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合房建工程的實(shí)際情況完善制度，建立科學(xué)、合理、適用、可操作性強(qiáng)的工程建設(shè)檔案管理制度，對(duì)組織體系、職責(zé)、考核，以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程，都應(yīng)明確規(guī)定，有章可循；二要制定房建工程檔案管理工作約束機(jī)制，將其納入有關(guān)部門的職責(zé)范圍，明確責(zé)任指標(biāo)，嚴(yán)格考核；三要提高執(zhí)行力，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理規(guī)定，從源頭上為竣工資料的建檔打好基礎(chǔ)。
（三） 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)
一方面配足檔案人員，保證檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定。條件允許的，應(yīng)配備專業(yè)人員專門管理；條件不允許的，也要設(shè)法提高檔案工作者積極性和工作熱情，使其安心工作。另一方面，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，主要包括三方面的培訓(xùn)：首先是檔案業(yè)務(wù)、工程專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，使檔案人員對(duì)工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認(rèn)識(shí)，又懂得工程施工流程，從而更有利于歸檔工作的開展；其次對(duì)工程技術(shù)和行政管理人員進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)，使他們掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求，督促相關(guān)人員嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；最后，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)單位的檔案專業(yè)人員進(jìn)行工程文件編制的現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，提高各方專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。
（四） 加強(qiáng)電子文件管理，開發(fā)檔案信息資源。
首先，有一套既能迅速地完成目錄輸入、修改、打印，又能準(zhǔn)確、快速地進(jìn)行數(shù)據(jù)審核、儲(chǔ)存、查詢、統(tǒng)計(jì)等操作的檔案管理軟件；其次加快紙質(zhì)檔案信息的錄入速度，推進(jìn)檔案信息資源共享，建立檔案目錄系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫；最后要加強(qiáng)電子檔案的管理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理，開發(fā)重要檔案全息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)重要檔案的全息機(jī)檢，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，為房建工程管理服務(wù)。
房建工程項(xiàng)目檔案與一般生產(chǎn)技術(shù)檔案有所區(qū)別，它是由多個(gè)單項(xiàng)工程形成，周期長、投資大，環(huán)節(jié)多，在整個(gè)工程建設(shè)中形成的檔案數(shù)量大、種類多、專業(yè)性強(qiáng)。作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程，只有通過發(fā)包單位及承建單位做到領(lǐng)導(dǎo)重視，人員落實(shí)，檔案管理制度健全，管理網(wǎng)絡(luò)建立，過程控制和全程跟蹤有效，即可保證搞好房建工程檔案管理工作，從而滿足住房建設(shè)快速發(fā)展要求。
四、總結(jié)
工程檔案管理要把工程檔案的質(zhì)量視為工程質(zhì)量管理同等重要來抓，搞好建設(shè)工程檔案管理一定要采取積極有效的方法和措施，提高建設(shè)工程檔案的質(zhì)量，在促進(jìn)企業(yè)自身現(xiàn)代化管理的同時(shí)，更好地為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)和發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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篇3
工程檔案管理是整個(gè)工程建設(shè)過程最基礎(chǔ)的工作，主要是通過對(duì)工程建設(shè)的每一細(xì)節(jié)進(jìn)行記錄，并且收集確認(rèn)工程建設(shè)過程中的重要資料。一般來說，在工程建設(shè)前要通過決策、設(shè)計(jì)、審批、確立等環(huán)節(jié)，隨后是工程的施工、竣工、驗(yàn)收等部分，然而這些都需要進(jìn)行準(zhǔn)確、真實(shí)、詳細(xì)的記錄，為工程的預(yù)算等具體實(shí)施提供參考材料，例如在工程建設(shè)的設(shè)計(jì)中，記錄其設(shè)計(jì)過程、設(shè)計(jì)結(jié)果會(huì)影響項(xiàng)目的預(yù)算。同樣，對(duì)工程建設(shè)中的所使用的材料也需要詳細(xì)的記錄。為以后的施工積累經(jīng)驗(yàn)，而且還能對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整或變更。
2工程檔案對(duì)建設(shè)工程的質(zhì)量的影響
2．1工程檔案代表了工程建設(shè)質(zhì)量的好壞
現(xiàn)如今對(duì)工程項(xiàng)目的質(zhì)量評(píng)價(jià)摒棄了傳統(tǒng)的依靠現(xiàn)場(chǎng)檢查和工作人員的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)這種方法。根據(jù)《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》中要求:工程質(zhì)量驗(yàn)收合格必須滿足工程檔案驗(yàn)收合格及工程觀感質(zhì)量驗(yàn)收合格。由精確的數(shù)據(jù)與直觀的圖表所形成的工程檔案直接反應(yīng)了工程施工質(zhì)量的高低，對(duì)評(píng)定工程的質(zhì)量等級(jí)更具有科學(xué)性和說服力，從而取代了傳統(tǒng)的方式。
2．2工程檔案管理是保證建設(shè)工程質(zhì)量的重要手段
工程檔案反應(yīng)的是建筑工程施工的管理水平，而建設(shè)工程施工的管理水平最直接的體現(xiàn)就是建設(shè)工程質(zhì)量的好壞，也就是說工程檔案管理是確保建設(shè)工程質(zhì)量的重要手段。工程檔案管理，能夠時(shí)刻提醒要按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工程建設(shè)，不能存在糊弄、敷衍的情況，同時(shí)還可以作為一種監(jiān)控手段對(duì)在建工程實(shí)行實(shí)時(shí)控制，保證建設(shè)工程質(zhì)量。
2．3工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
工程檔案管理是工程項(xiàng)目施工質(zhì)量的重要保障，作為關(guān)鍵部分的工程檔案管理則成為質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。工程檔案是一個(gè)文件資料體系，工程檔案管理則是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程，最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案的完整化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、真實(shí)化。工程檔案對(duì)建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量的監(jiān)控主要表現(xiàn)在對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的施工組織和原材料質(zhì)量的控制。也就是通常所說的“人、材料、機(jī)械、方法、環(huán)境”五大因素。工程檔案管理通過對(duì)這些因素的控制，保證了建設(shè)工程質(zhì)量，成為工程項(xiàng)目質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
3做好建設(shè)工程中的檔案管理的措施
3．1積極開展檔案知識(shí)培訓(xùn)
對(duì)企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其成為掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和現(xiàn)代管理知識(shí)的復(fù)合型檔案管理人才。這批檔案管理人員將所學(xué)到的知識(shí)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況制定出適合企業(yè)的檔案管理方法對(duì)企業(yè)全員進(jìn)行培訓(xùn)，使其了解檔案的重要性，將檔案管理納入日常工作中，使得檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、常態(tài)化，才是提高企業(yè)檔案管理水平的重要手段。
3．2嚴(yán)格推行持證上崗制度
應(yīng)嚴(yán)格推行持證上崗制度，通過學(xué)習(xí)及檢驗(yàn)，對(duì)符合要求的人員頒發(fā)證書，并給與一定的獎(jiǎng)勵(lì)，從而激發(fā)對(duì)檔案管理的積極性、主動(dòng)性。
3．3完善辦法制度
辦法制度是企業(yè)管理的一種機(jī)制，是加強(qiáng)企業(yè)管理的重要手段，對(duì)于加強(qiáng)工程檔案管理也起著同樣的作用。通過制定相關(guān)的辦法制度，明確規(guī)定檔案管理的組織機(jī)構(gòu)、檔案管理工作人員及相關(guān)人員的職責(zé)、哪些檔案該歸檔、如何歸檔、什么時(shí)間歸檔、歸檔的質(zhì)量以及相應(yīng)的獎(jiǎng)懲等。
3．4強(qiáng)化對(duì)檔案的宣傳和利用
一是檔案管理部門要積極開展多種形式的宣傳活動(dòng)，如開設(shè)檔案相關(guān)課程、辦展覽等，普及檔案的重要性，宣傳檔案利用的優(yōu)點(diǎn)，以直觀的方式使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到利用工程檔案能夠解決很多問題。二是建立閱覽室，簡(jiǎn)化查閱手續(xù)，提供優(yōu)質(zhì)便捷的檔案查詢服務(wù)。三是充分利用現(xiàn)代化手段，建立方便快捷的數(shù)字檔案，通過檔案信息化達(dá)到資源共享。
3．5實(shí)現(xiàn)工程施工與檔案管理的同步進(jìn)行
在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，工程施工與檔案管理的應(yīng)同步進(jìn)行。檔案管理人員不應(yīng)該只坐在辦公室內(nèi)等資料，而是要參與到項(xiàng)目建設(shè)的過程中，了解并掌握施工的進(jìn)展情況，才能對(duì)收集到的工程檔案進(jìn)行質(zhì)量鑒定，從而保證檔案資料的準(zhǔn)確性和可靠性。
3．6檔案管理科學(xué)化增強(qiáng)
隨著科技的發(fā)展，工程建設(shè)過程中，檔案的形成不再是人工填寫，而是依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的檢測(cè)結(jié)果，利用計(jì)算機(jī)編制而成，提高了數(shù)據(jù)、圖表的準(zhǔn)確度及清晰度。通過掃描技術(shù)，形成數(shù)字檔案，建立信息化檔案。充分利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，提高檔案利用率，加強(qiáng)了對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)。更有利于工程檔案對(duì)工程質(zhì)量的監(jiān)管作用。
3．7加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)
企業(yè)檔案的領(lǐng)導(dǎo)部門要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的檢查指導(dǎo)工作。企業(yè)檔案領(lǐng)導(dǎo)部門是制定檔案管理辦法、制度的部門，是一個(gè)企業(yè)檔案管理工作的核心機(jī)構(gòu)。通過不定期的到建筑施工現(xiàn)場(chǎng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檢查指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，有助于提高現(xiàn)場(chǎng)的檔案管理水平。同時(shí)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況及時(shí)修訂完善企業(yè)的檔案管理辦法、制度，有助于提高企業(yè)檔案管理的整體水平，一舉兩得。
4結(jié)語
總而言之，工程的建設(shè)離不開工程檔案的管理，檔案的管理是保證工程建設(shè)質(zhì)量的必要前提，是工程安全實(shí)施的關(guān)鍵，并且在一定程度上提高了工程建設(shè)的效率和質(zhì)量。
參考文獻(xiàn):
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隨著國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)規(guī)模的不斷增長，電網(wǎng)建設(shè)的步伐也逐步加快。近幾年，電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目多、投資大、標(biāo)準(zhǔn)高，電力工程檔案在規(guī)范化管理方面也進(jìn)行了積極探索和研究。同時(shí)系統(tǒng)內(nèi)開展的創(chuàng)優(yōu)質(zhì)工程活動(dòng)，對(duì)作為各項(xiàng)工程管理基礎(chǔ)的檔案管理也提出了新要求，如何適應(yīng)新形勢(shì)、新任務(wù)，創(chuàng)造性的開展工作，不斷提高建設(shè)工程的檔案管理水平，如何滿足優(yōu)質(zhì)工程的要求，如何保證項(xiàng)目檔案的齊全完整和項(xiàng)目準(zhǔn)確性是現(xiàn)階段我們應(yīng)該思考和認(rèn)識(shí)的重要課題。
電力建設(shè)工程檔案的特點(diǎn)和作用
電網(wǎng)建設(shè)工程檔案是指電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像、電子等形式的全部文件原始材料。它與一般的文書檔案在形成和管理上有很大不同，在電力企業(yè)中，電力工程檔案管理是一個(gè)跨行業(yè)、跨部門、跨專業(yè)的系統(tǒng)工程，電力系統(tǒng)的特性決定了其檔案內(nèi)容大多是高技術(shù)密集型的；而其電力工程檔案涉及單位部門又多，特別是系統(tǒng)外單位產(chǎn)生的工程檔案，種類多、數(shù)量大、矛盾多，接收難度大，工作紛繁復(fù)雜。同時(shí)一個(gè)完整的工程項(xiàng)目建設(shè)通常周期長，從工程立項(xiàng)、可行性研究、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、施工等等，到最后竣工驗(yàn)收投運(yùn)，一般要跨越一兩年甚至更長時(shí)間。這給檔案資料收集整理帶來很大不便，極易造成資料散失。因此電力建設(shè)工程檔案具有專業(yè)性強(qiáng)、面廣量大、時(shí)間跨度大等特點(diǎn)。
但是一份齊全的工程檔案在建設(shè)工程中也發(fā)揮很大作用：
（一）工程檔案是電力工程建設(shè)和管理工作的重要依據(jù)。對(duì)于各項(xiàng)電力工程的維護(hù)、改擴(kuò)建、管理，主要靠的是工程檔案的儲(chǔ)存。只有以原始的檔案記錄為依據(jù)，才能順利進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、建設(shè)管理，避免不必要的浪費(fèi)和損失。對(duì)于電力企業(yè)來說，如果它擁有數(shù)量較多、質(zhì)量較高的工程檔案資料，也就在一定程度上擁有比較雄厚的技術(shù)基礎(chǔ)，就會(huì)避免盲目性投資，減少經(jīng)濟(jì)損失，提高企業(yè)效益。
（二）工程檔案是電力工程建設(shè)規(guī)劃工作的基礎(chǔ)。沒有工程檔案，工程建設(shè)就會(huì)盲目性，變電所的線路的維修、改擴(kuò)建就難以進(jìn)行，造成一片混亂。如果能合理、充分利用工程檔案，調(diào)閱工程檔案做參考，就可以合理開發(fā)、合理設(shè)計(jì)、合理施工，充分發(fā)揮投資效益。
二、目前施工方檔案管理中常見的質(zhì)量通病及原因分析
目前的工程檔案管理實(shí)行了“誰牽頭誰負(fù)責(zé)”的項(xiàng)目負(fù)責(zé)制，變建設(shè)單位一家抓檔案，為建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、監(jiān)理多家抓檔案，雖然各施工單位的都盡可能規(guī)范化的按照歸檔要求進(jìn)行組卷歸檔。但仍暴露出很多問題：
（一）工程文件材料的形成質(zhì)量不符合規(guī)范要求。在工程建設(shè)的過程中，相當(dāng)一部分文件材料的制作不規(guī)范，主要表現(xiàn)為:用紙的不規(guī)范，文件的制作未嚴(yán)格使用A4紙張；用筆的不規(guī)范，有的項(xiàng)目出現(xiàn)鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水、紅墨水等不合格的書寫材料制作文件；簽字不規(guī)范，有代簽、漏簽、打印和印章代替簽名的現(xiàn)象；記錄表式不符合規(guī)范要求，有的表式為復(fù)印件。
（二）部分工程的檔案管理未與工程建設(shè)同步。相當(dāng)多的項(xiàng)目在實(shí)施過程中，檔案管理明顯滯后于項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程：如沒有在項(xiàng)目開工之初，即將檔案工作的有關(guān)要求納入項(xiàng)目建設(shè)的合同之中，對(duì)工程檔案實(shí)行合同化管理；在對(duì)項(xiàng)目實(shí)施全過程的控制管理的同時(shí)，沒有將工程檔案工作的有關(guān)要求列入有關(guān)的控制管理內(nèi)容。
（三）部分工程項(xiàng)目文件收集不齊全。一些項(xiàng)目在文件材料的收集上存在問題，歸檔資料不完整，相互支撐性文件不全，閉環(huán)管理不到位。比較突出的，一是對(duì)前期文件收集不完整、不系統(tǒng)，特別是變電站設(shè)備的招投標(biāo)文件收集起來很困難；二是未重視對(duì)聲像及電子文件的收集。
（四）對(duì)工程檔案重視程度不夠。電力建設(shè)工程是臨時(shí)組成的施工單位，具有很強(qiáng)的階段性、流動(dòng)性。個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)并沒有真正把工程檔案工作擺在應(yīng)有的位置，只注重施工進(jìn)度、工藝質(zhì)量，而忽視檔案管理工作，存在著對(duì)檔案工作說起來重要，干起來次要的現(xiàn)象，等到工程竣工驗(yàn)收時(shí)，施工單位才不得不投入大量的人力、物力突擊加工，致使工程竣工檔案質(zhì)量較差，影響到日后的提供利用。
（五）工程竣工圖的編制質(zhì)量不高。按照國家的有關(guān)規(guī)定，建設(shè)項(xiàng)目的竣工圖應(yīng)準(zhǔn)確、清楚，修改到位，能真實(shí)反映項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況。但有的建設(shè)項(xiàng)目竣工圖不僅收集不齊全，還存在相當(dāng)多的問題，如有的項(xiàng)目，工程施工過程中的更改內(nèi)容未在相關(guān)圖紙和相關(guān)部位上修改到位并注明修改的依據(jù)；有的竣工圖甚至未在必填項(xiàng)目上填寫相關(guān)內(nèi)容。
(六)檔案人員配備不能適應(yīng)工作的需要。檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，部分建設(shè)、施工單位的檔案管理人員都是兼職，事務(wù)多、頭緒雜，加之更換比較頻繁，對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)、掌握不夠。
根據(jù)以往的工程經(jīng)驗(yàn)，發(fā)生如此多問題的主要原因是檔案管理制度不齊全，檔案管理人員在檔案整理過程中無章可循，檔案管理程序混亂；同時(shí)因?yàn)轫?xiàng)目檔案形成單位眾多，關(guān)系繁雜，沒有統(tǒng)一的協(xié)調(diào)管理部門，檔案收集、整理就會(huì)受到諸多因素限制；而且項(xiàng)目部的檔案管理經(jīng)常是兼職檔案管理人員，業(yè)務(wù)水平不足，責(zé)任心不強(qiáng)，在檔案管過程中心有余而力不足，無法勝任檔案管理工作，而且檔案管理職責(zé)分工不合理，這也給以后的工程檔案資料的收集留下隱患。
三、做好電力建設(shè)工程檔案工作的對(duì)策措施
（一）健全檔案制度，檔案工作做到有章可循
電力建設(shè)項(xiàng)目檔案面廣量大，要使建設(shè)項(xiàng)目檔案工作有計(jì)劃、有步驟、高標(biāo)準(zhǔn)、全方位地有序進(jìn)行，必須從建設(shè)項(xiàng)目開始，就建立科學(xué)、合理、適用和可操作性強(qiáng)，力度大的一整套建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、各方職責(zé)、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面作出明確的規(guī)定，對(duì)文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、組卷以及竣工圖編制和交接驗(yàn)收等重要問題，提出具體要求，使其有章可循，標(biāo)準(zhǔn)一致，職責(zé)分明。用規(guī)范的檔案管理行為來推動(dòng)各參建單位檔案規(guī)范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質(zhì)量。
（二）強(qiáng)化過程控制，推進(jìn)與工程項(xiàng)目的對(duì)接。
工程項(xiàng)目是工程檔案工作服務(wù)的主體，也是工程檔案資料的主要來源，要切實(shí)做好檔案收集與項(xiàng)目建設(shè)的對(duì)接工作，保證工程檔案管理工作的正常開展。電力工程建設(shè)時(shí)間跨度大，在檔案的收集、整理、保管各環(huán)節(jié)要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行，做到檔案工程和工程建設(shè)同步進(jìn)行。
（三）加強(qiáng)法規(guī)宣傳與專業(yè)培訓(xùn)，重視工程檔案管理
首先要提高專職檔案人員的素質(zhì)，學(xué)習(xí)工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)數(shù)字化檔案館的使用進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，讓兼職檔案員及時(shí)了解組卷要求和工程動(dòng)態(tài)。將建設(shè)工程檔案管理納入工程建設(shè)環(huán)節(jié)。同時(shí)要善于與工程項(xiàng)目管理、施工等部門加強(qiáng)溝通，盡早介入工程建設(shè)活動(dòng)。要完善兼職檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，增強(qiáng)企業(yè)員工檔案意識(shí)，培育深入到各部室、各班組的檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，將檔案收集工作更深入開展下去，從各個(gè)渠道收集全面完整的資料。
篇5
⑵招投過程中投標(biāo)單位提供的投標(biāo)通知書、法人代表證明、法人授權(quán)委托書、投標(biāo)書（含預(yù)算書）。⑶審定標(biāo)底過程中的標(biāo)底審定辦法、標(biāo)底審定意見書、預(yù)算書（包括工程量清單、工程量對(duì)比平均表、材料價(jià)格目錄等）。⑷開標(biāo)過程的開標(biāo)程序、評(píng)標(biāo)辦法（原則、紀(jì)律）、評(píng)標(biāo)組織、評(píng)標(biāo)打分表、評(píng)標(biāo)意見書、開標(biāo)會(huì)議記錄。⑸企業(yè)中的中標(biāo)通知、合同審查意見書、合同副本、其它跟蹤情況表等。
建設(shè)工程招投標(biāo)檔案的特點(diǎn)：1.專業(yè)性。招投標(biāo)檔案產(chǎn)生于工程的招投標(biāo)過程，是每個(gè)招投標(biāo)情況的詳細(xì)記載，反映著每一棟樓房的構(gòu)造與設(shè)施，預(yù)測(cè)著每一個(gè)建筑產(chǎn)品的預(yù)期價(jià)格，具有很強(qiáng)的專業(yè)性。2.修改性。文書檔案一經(jīng)形成是不能修改的，修改后就失去了它的真實(shí)性和保存價(jià)值，而招投標(biāo)檔案實(shí)在工程施工中，隨著設(shè)計(jì)圖紙的變更而不斷修改補(bǔ)充的。如有的工程在招標(biāo)以后，因地質(zhì)條件引起的基礎(chǔ)變更，以及設(shè)計(jì)圖紙的變更，就更需要予以更改或補(bǔ)充，以保證實(shí)物與檔案相符，在工程結(jié)算中發(fā)揮應(yīng)有的作用。3.連續(xù)性。建設(shè)工程招投標(biāo)是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，每個(gè)環(huán)節(jié)中形成的資料，都是環(huán)環(huán)相扣，密不可分的。沒有圖紙、招標(biāo)文件、招標(biāo)文件補(bǔ)充說明，就無從談起工程的預(yù)算書編制、標(biāo)底的審定，更不用說開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)了。4.長效性。工程從立項(xiàng)到竣工，大多數(shù)需要經(jīng)過一年或更長的時(shí)間，特別是跟蹤服務(wù)資料，不易收集，所以檔案形成周期比較長。而在解決建設(shè)過程中或竣工后可能發(fā)生的爭(zhēng)執(zhí)上，招投標(biāo)檔案具有長期的效用。
建設(shè)工程招投標(biāo)檔案的作用和意義
建設(shè)工程招標(biāo)檔案是記錄建設(shè)工程情況的重要技術(shù)資料，是建設(shè)項(xiàng)目永久性技術(shù)文件，是建設(shè)項(xiàng)目工程施工的法律文書，因此檔案資料必須做到準(zhǔn)確、完整、真實(shí)。
招標(biāo)是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。在招標(biāo)過程中產(chǎn)生的大量文件資料，是招標(biāo)活動(dòng)的歷史見證；是全面反映整個(gè)招標(biāo)活動(dòng)的第一手資料，它具有一定的考證和查詢的作用；是為解決可能出現(xiàn)的產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)、逾期交貨以及終止合同等問題的經(jīng)濟(jì)糾紛，法律訴訟的原始佐證。
建立健全招投標(biāo)檔案，有利于加強(qiáng)工程質(zhì)量管理。招投標(biāo)檔案詳細(xì)準(zhǔn)確地記錄了建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)活動(dòng)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，每一個(gè)程序。在以后的利用過程中都能做到有據(jù)可查。這就從客觀上要求做好原始材料的形成、積累工作，同時(shí)也對(duì)招投標(biāo)檔案的管理提出了更嚴(yán)格的要求，以適應(yīng)工程建設(shè)項(xiàng)目各項(xiàng)工作的需要，并服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的大發(fā)展和建筑市場(chǎng)國際化發(fā)展的需要。建立健全招投標(biāo)檔案，有利于依據(jù)法定程序嚴(yán)格審批事項(xiàng)。特別是加強(qiáng)公開標(biāo)底最大限度地減少因泄露標(biāo)底而引發(fā)的腐敗現(xiàn)象。
建設(shè)工程招投標(biāo)檔案的管理
1.齊全、完整、真實(shí)地收集資料 建設(shè)工程招投標(biāo)資料是招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、數(shù)字、符號(hào)、圖表、聲像等各種不同載體的原始記錄，是對(duì)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)交易過程和管理工作的真實(shí)記錄，是進(jìn)行工程造價(jià)審核的基礎(chǔ)資料。其中的招標(biāo)答疑直接關(guān)系到工程造價(jià)；商務(wù)標(biāo)部分是進(jìn)行工程造價(jià)審核的最重要的基礎(chǔ)資料；投標(biāo)文件中的施工單位資質(zhì)等級(jí)是工程造價(jià)審核的依據(jù)之一；技術(shù)標(biāo)中的施工組織設(shè)計(jì)是進(jìn)行工程量計(jì)算的依據(jù)；中標(biāo)通知書中的中標(biāo)價(jià)、工程建設(shè)合同是進(jìn)行工程造價(jià)審核的重要依據(jù)。招標(biāo)投標(biāo)文件資料既是建設(shè)過程中的基礎(chǔ)資料，也是建設(shè)質(zhì)量的保障，同時(shí)它還是建筑產(chǎn)品出現(xiàn)工程質(zhì)量，造價(jià)爭(zhēng)議時(shí)仲裁、訴訟的證據(jù)。例如我們?cè)谕瓿梢豁?xiàng)工程招標(biāo)投標(biāo)工作后，某未中標(biāo)單位就以招投標(biāo)交易過程不公正為由，提出法律訴訟，我們以大量整理好的有關(guān)文件規(guī)定和招標(biāo)投標(biāo)文件為證據(jù)，通過法律手段進(jìn)行辨訴，最終獲得勝訴，為企業(yè)避免了經(jīng)濟(jì)損失，維護(hù)了企業(yè)形象。所以，建設(shè)單位應(yīng)結(jié)合ISO9002國際質(zhì)量體系管理工作，制定《招標(biāo)投標(biāo)文件控制程序》，對(duì)招標(biāo)投標(biāo)文件資料的來源，走向和收集進(jìn)行有效控制。齊全、完整、真實(shí)的招標(biāo)投標(biāo)文件資料是維護(hù)企業(yè)利益，提高企業(yè)管理水平的重要依據(jù)，同時(shí)也是企業(yè)賴以生存、持續(xù)發(fā)展的重要資源，加強(qiáng)對(duì)這些資料的收集、歸檔與保存時(shí)非常重要的工作。
篇6
建設(shè)工程檔案是城鄉(xiāng)可持續(xù)發(fā)展的寶貴資源，是社會(huì)管理和公共服務(wù)的重要信息，是住房工作和城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)管理的重要基礎(chǔ)資料，是建設(shè)系統(tǒng)各級(jí)主管部門依法履行職責(zé)、制定執(zhí)行政策、實(shí)施行政管理、進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)控和行業(yè)管理的重要依據(jù)，也是工程建設(shè)運(yùn)營養(yǎng)護(hù)、維修改建等工作的重要依據(jù)。做好住房和城鄉(xiāng)建設(shè)檔案工作，能夠有效保證工程質(zhì)量，保障城市秩序、維護(hù)公共安全、應(yīng)對(duì)突出事件，對(duì)于實(shí)現(xiàn)建設(shè)事業(yè)又好又快發(fā)展，加快新型城鎮(zhèn)化建設(shè)進(jìn)程具有十分重要意義。
二、檔案收集的范圍及內(nèi)容
工建、民用建筑工程；市政基礎(chǔ)設(shè)施工程；城市地下管線工程；公用基礎(chǔ)設(shè)施工程；住宅小區(qū)公用設(shè)施建設(shè)工程；園林綠化工程；風(fēng)景名勝建設(shè)工程；房屋、產(chǎn)權(quán)登記；農(nóng)村住房建設(shè)與危房改造項(xiàng)目工程；各類建筑節(jié)能工程；機(jī)關(guān)文書、城市防洪、抗震、人防工程等，在建設(shè)過程中具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、電子、聲像，包括建設(shè)項(xiàng)目從提出立項(xiàng)、規(guī)劃、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收備案等工程建設(shè)全過程形成的各種文件和資料。
三、檔案收集的步驟要求
從年1月1日起，全省統(tǒng)一使用省住房城鄉(xiāng)建設(shè)廳印制的《省建設(shè)工程檔案移交合同書》、《省建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收意見書》、《省建設(shè)工程檔案合格證》。為更好落實(shí)“兩書一證”制度，凡在城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)所有新建、改建、擴(kuò)建的房屋建筑和市政工程項(xiàng)目、村鎮(zhèn)規(guī)劃區(qū)內(nèi)執(zhí)行工程建設(shè)程序的建設(shè)項(xiàng)目，其工程檔案收集按以下步驟要求辦理。
（一）建管部門在核發(fā)建設(shè)工程施工許可證前，須有建設(shè)單位與檔案管理部門簽訂的《省建設(shè)建設(shè)檔案移交合同書》，未簽訂合同書的，不予辦理施工許可手續(xù)。
（二）城建部門在核發(fā)城市道路工程及地下管線工程施工許可證前，除要求建設(shè)單位提供《省建設(shè)工程檔案移交合同書》外，還應(yīng)要求建設(shè)單位報(bào)送管線現(xiàn)狀資料和電子文件，并提供城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具的管線查詢證明，同時(shí)還需要建設(shè)單位提交既有地下管線的安全監(jiān)護(hù)方案。
在地下管線工程竣工驗(yàn)收前，城建部門還應(yīng)責(zé)成建設(shè)單位委托具有相應(yīng)資質(zhì)的工程測(cè)量單位，按照《城市地下管線探測(cè)技術(shù)報(bào)告》進(jìn)行竣工測(cè)量，管線測(cè)量成果作為工程檔案預(yù)驗(yàn)收的必查資料，建設(shè)工程檔案驗(yàn)收合格后，方可辦理竣工驗(yàn)收備案等手續(xù)。
（三）質(zhì)監(jiān)、開發(fā)辦、村鎮(zhèn)處在辦理建筑工程竣工驗(yàn)收備案手續(xù)時(shí)，必須把《省建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收意見書》作為必要條件，未出具預(yù)驗(yàn)收意見書的不預(yù)進(jìn)行竣工驗(yàn)收，不予辦理竣工驗(yàn)收備案手續(xù)。
（四）城建檔案管理部門要配合質(zhì)監(jiān)部門在建設(shè)單位組織工程竣工驗(yàn)收前，對(duì)建設(shè)單位工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。在接到建設(shè)單位申請(qǐng)檔案預(yù)驗(yàn)收5個(gè)工作日內(nèi)完成預(yù)驗(yàn)收，預(yù)驗(yàn)收合格的出具《省建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收意見書》，驗(yàn)收不合格的，必須將整改意見一次性明確告知建設(shè)單位，限期補(bǔ)充完善資料。督促建設(shè)單位在工程竣工后三個(gè)月內(nèi)向城建檔案管理部門移交一套完整的電子檔案和紙質(zhì)檔案，并發(fā)放《省建設(shè)工程檔案合格證》。
（五）園林、市政環(huán)衛(wèi)、人防、供熱、風(fēng)景名勝局等部門，在各自承擔(dān)建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)向城建檔案管理部門移交一套完整檔案資料。
篇7
二、檔案工作是企業(yè)管理、施工生產(chǎn)管理、技術(shù)管理的重要組成部分，各分部應(yīng)根據(jù)分管業(yè)務(wù)內(nèi)容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、積累、整理、歸檔工作，把此項(xiàng)工作做為考核本分部工作的一部分。
三、檔案管理體系與職責(zé)
經(jīng)理負(fù)責(zé)檔案的全面工作，工程技術(shù)檔案，由項(xiàng)目總工主管。項(xiàng)目經(jīng)理部誠懇接收通啟高速公路建設(shè)總指揮部的指導(dǎo)和檢查。
（一） 主管經(jīng)理
1、組織經(jīng)理部、分部技術(shù)部門，貫徹執(zhí)行本制度的各項(xiàng)規(guī)定，并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。
2、負(fù)責(zé)檔案工作的總體安排，定期檢查檔案工作。
3、布置和檢查各項(xiàng)工作的同時(shí)要布置和檢查檔案文件材料的形成和歸檔。
（二）檔案管理室
1、檔案管理室由工程部負(fù)責(zé)，貫徹執(zhí)行本制度統(tǒng)一管理檔案。
2、負(fù)責(zé)檢查和協(xié)助各分部及有關(guān)資料管理員做好文件材料的形成、積累、整理和立卷歸檔工作。
3、對(duì)各分部檔案管理的質(zhì)量好壞，給予獎(jiǎng)勵(lì)和處罰。
4、 參加建設(shè)項(xiàng)目竣工及重要設(shè)備開箱的文件材料驗(yàn)收工作，專職或兼職檔案管理員必須參加。
5、工程技術(shù)檔案由項(xiàng)目總工負(fù)責(zé)，由工程部主任根據(jù)《公路工程竣工驗(yàn)收辦法》或合同中規(guī)定要求進(jìn)行收集組卷，移交通啟高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案室，并辦理移交手續(xù)。
（三）各分部
1、各分部接收檔案管理室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查，在工作中接收主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理室負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)。
2、檔案管理員對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類，編號(hào)，登記，統(tǒng)計(jì)和日常必要的整理。
四、經(jīng)理部、分部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，由分部經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)分管分部此項(xiàng)工作。并應(yīng)將檔案工作納入工程計(jì)劃管理之中，納入施工管理及考核范圍，納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工程技術(shù)人員的崗位職責(zé)，納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，建設(shè)項(xiàng)目專職檔案或兼職檔案員要參加工作例會(huì)和工程質(zhì)量評(píng)定會(huì)，參加設(shè)備開箱、參加各單項(xiàng)驗(yàn)收和工程項(xiàng)目總驗(yàn)收。
二、文件材料的形成、積累、整理、歸檔和移交
一、高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料要字跡清楚，圖畫整潔，簽署完備，文件材質(zhì)優(yōu)良，不得用易褪色的書面材料書寫、繪制。歸檔文件材料應(yīng)為原始件。
二、做好施工記錄、檢驗(yàn)試驗(yàn)記錄、交工驗(yàn)收記錄和各種表格匯總簽證施工組織設(shè)計(jì)、圖紙會(huì)審記錄，施工日志，變更設(shè)計(jì)報(bào)告，設(shè)計(jì)變更通知單，開工報(bào)告，施工技術(shù)總結(jié)等，按規(guī)定在工程竣工驗(yàn)收前編制好竣工圖，并加蓋竣工圖章，由施工單位負(fù)責(zé)人審核簽字。
三、在職責(zé)范圍內(nèi)做好與高速公路建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的文件材料的收集、積累工作，按《江蘇省高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍內(nèi)及保管期限表》的要求將具有查考利用價(jià)值的各種形式與載體的文件均收集齊全。
四、高速公路建設(shè)項(xiàng)目形成的全部文件在歸檔前必須進(jìn)行系統(tǒng)整理。其分類組卷做到科學(xué)合理，充分保持卷內(nèi)文件有機(jī)聯(lián)系，歸檔案卷要符合《江蘇省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》的要求，分類編號(hào)方法依據(jù)《江蘇省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)表》執(zhí)行。
五、編制檔案總目錄，分目錄，移交單位和接收單位目錄。歸檔的案卷質(zhì)量必須符合下列十條標(biāo)準(zhǔn)。
1、歸檔文件、齊全完整；
2、分類清楚，保持聯(lián)系；
3、題名確定，容易查找；
4、卷內(nèi)排列，系統(tǒng)條理；
5、保管期限準(zhǔn)確；
6、密級(jí)劃分恰當(dāng)；
7、藍(lán)圖折疊，符合要求；
8、卷皮書寫，正楷整法；
9、案卷裝訂，整齊美觀；
10、聲像資料，清楚清晰。
六、在高速公路建設(shè)項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目檔案文件向建設(shè)單位移交、歸檔。
七、向管理單位移交時(shí)應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容，案卷數(shù)，圖紙份數(shù)，并有完備的清點(diǎn)、簽字等交接手續(xù)。
篇8
2015年度我國電力建設(shè)進(jìn)一步擴(kuò)大，對(duì)于檔案管理的要求也隨之提高，電力建設(shè)工程中的檔案管理不僅是企業(yè)管理重要的組成部分，也對(duì)以后的施工改建、擴(kuò)建、運(yùn)行、維修以及技術(shù)改造提供了技術(shù)依據(jù)，是整個(gè)電力建設(shè)良好運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障。在科技發(fā)展日新月異，電力工程技術(shù)不斷升級(jí)換代的今天，對(duì)電力企業(yè)建設(shè)工程中的準(zhǔn)確性、全面性、真實(shí)性和完整性都提出了更高的要求。這要求我們?cè)诒９芄ぞ摺⒐芾砣藛T素質(zhì)、檔案管理流程當(dāng)中要做到標(biāo)準(zhǔn)化和精確化。
1 企業(yè)建設(shè)工程檔案管理的相關(guān)流程
電力企業(yè)建設(shè)工程中的檔案管理首先要做到職責(zé)明確，做到責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。電力項(xiàng)目涉及工程量龐大，更牽涉到各種各樣的施工單位，所以在工程總承包項(xiàng)目簽訂開始，就應(yīng)該明確各方各自牽涉到的相關(guān)文檔文件和電子文件。先把責(zé)任落實(shí)到相關(guān)單位，再從相關(guān)單位落實(shí)到具體科室，最后把責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人的身上，并持續(xù)追蹤檢驗(yàn)。
進(jìn)行檔案管理，一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的流程是十分必要的。一套科學(xué)、可操作性強(qiáng)、合理、適用的檔案管理辦法會(huì)減輕企業(yè)檔案管理的難度，增強(qiáng)檔案查閱、修改等工作的方便性。要對(duì)組織領(lǐng)導(dǎo)、職責(zé)分工、獎(jiǎng)懲機(jī)制、崗位培訓(xùn)等等方面做出系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的體制建立。對(duì)文件的形成、收集、整理、分類、歸檔以及竣工后文件的編制、交接驗(yàn)收等提出具體要求。
2 對(duì)于檔案管理工作的具體工作及要求
多媒體工具的運(yùn)用和標(biāo)準(zhǔn)化工作流程的的制定，提高了電力企業(yè)檔案管理的效率，簡(jiǎn)化了檔案查閱的復(fù)雜程度，但對(duì)于如何運(yùn)用這些工具提出了一些具體要求，對(duì)此我們需要在日常工作中對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。
2.1 建立學(xué)習(xí)考核制度
有效提高檔案管理的準(zhǔn)確性、全面性、真實(shí)性和完整性，要求檔案管理人員具備基礎(chǔ)的電力工程建設(shè)知識(shí)，對(duì)多媒體工具的熟練運(yùn)用以及標(biāo)準(zhǔn)化流程、步驟的熟練掌握，這離不開系統(tǒng)的培訓(xùn)與考核機(jī)制。
首先，應(yīng)制定檔案室職員的學(xué)習(xí)規(guī)劃，請(qǐng)專業(yè)的教師團(tuán)體對(duì)檔案員工進(jìn)行培訓(xùn)，或科室內(nèi)部培訓(xùn)。給科室員工制定詳細(xì)的課程表、授課時(shí)間、及所學(xué)內(nèi)容的規(guī)劃，做到每一位職員都有學(xué)習(xí)新知識(shí)的機(jī)會(huì)與時(shí)間[1]。
其次，加強(qiáng)員工的考核機(jī)制。制定了職員的學(xué)習(xí)規(guī)劃不代表職員能真正熟練掌握，因此需要我們建立考核機(jī)制，進(jìn)一步激勵(lì)職員學(xué)習(xí)的積極性。日常工作中做一些檔案整理的實(shí)際操作練習(xí)，定期對(duì)員工進(jìn)行考核，并記錄到員工績效。對(duì)于學(xué)不會(huì)和不肯學(xué)，以及積極性不高學(xué)不好的員工進(jìn)行有效處理。對(duì)檔案室的管理人員也提出新的要求，如何提高員工積極性，建立什么樣的機(jī)制，怎么處理學(xué)不會(huì)、學(xué)不好、不肯學(xué)的員工都需要管理人員進(jìn)一步探索。
2.2 提高電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理的意識(shí)
檔案管理對(duì)于電力設(shè)施的運(yùn)行，改建，設(shè)備升級(jí)，企業(yè)自身經(jīng)濟(jì)效益有著至關(guān)重要的作用，這一思想必須深入到每個(gè)員工的頭腦。
對(duì)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益來說，如何控制成本、減少開支、如何保障自身權(quán)益、做到賬目透明、如何記錄企業(yè)真實(shí)的精神面貌、工作作風(fēng)等，電力建設(shè)工程檔案提供了有效憑據(jù)。從電力設(shè)施的運(yùn)行、改建、擴(kuò)建等方面來說，電力建設(shè)工程檔案提供了有效依據(jù)。只有從根本上認(rèn)識(shí)了這一點(diǎn)，電力工程企業(yè)才會(huì)真正把電力工程的檔案管理做好。
電力工程的檔案管理不是一個(gè)檔案管理室就能做好的，需要各個(gè)部門的配合與支持，需要電力企業(yè)的負(fù)責(zé)人有效重視。必須在全企業(yè)樹立這一思想，把這一思想深入到每個(gè)員工的心中[2]。
提高認(rèn)識(shí)，還需要我們建立遍及全公司的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。加強(qiáng)各施工單位、各合同方的深入、有效溝通，統(tǒng)一各單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，步驟，要深入到每一個(gè)施工單位，每一個(gè)設(shè)備廠商，每一個(gè)材料供應(yīng)商。在電力建設(shè)工程開始，就要統(tǒng)籌各方，建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，細(xì)化責(zé)任到個(gè)人，定期核定審查各部分的檔案管理進(jìn)度，做到有效管理[1]。對(duì)于不配合電力工程檔案管理的部門，不配合電力工程檔案管理程序的個(gè)人，做出有效處理，整頓。以推動(dòng)電力工程檔案的透明化和標(biāo)準(zhǔn)化。
2.3 如何應(yīng)對(duì)電力施工過程中的不同步
在電力工程進(jìn)行中，各施工單位的工作進(jìn)度，難易程度都各不相同，加之建設(shè)工期較長，施工單位眾多，工期不能統(tǒng)一，無形之中給檔案的收集管理工作增加了很多負(fù)擔(dān)。面對(duì)這一情況，需要我們時(shí)時(shí)做好檔案的收集、審定、整理、驗(yàn)收的相關(guān)工作，細(xì)化到每一工程，做到一工程一驗(yàn)收[3]。
時(shí)刻追蹤各項(xiàng)工程的進(jìn)展情況，檔案的收集整理驗(yàn)收要與工程進(jìn)度保持一致。從工程開始的建檔，到工程進(jìn)行中的檔案整編驗(yàn)收，再到每項(xiàng)工程竣工時(shí)的審定整理，再到全部完工時(shí)的檔案匯總整理與驗(yàn)收歸類，這四個(gè)過程缺一不可，必須做到實(shí)時(shí)追蹤、實(shí)時(shí)管理、把檔案管理從以前的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，貫徹到整個(gè)電力工程施工項(xiàng)目的始終。
3 結(jié)語
信息化時(shí)代和工業(yè)化的發(fā)展要求我們做好電力企業(yè)建設(shè)工程的管理工作，要做好這一工作，我們要從思想意識(shí)，管理流程，監(jiān)督考核，工程實(shí)施等方方面面入手，這是電力工程不斷發(fā)展新要求，也是對(duì)國家負(fù)責(zé)的具體表現(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
篇9
1工程檔案為工程質(zhì)量的有效反映
在最初的階段，建設(shè)工程質(zhì)量屬于生活化概念，實(shí)際上是感性評(píng)價(jià)，它是對(duì)工程性能、主要品質(zhì)與安全的系統(tǒng)表達(dá)。然而，隨著工程項(xiàng)目的高度開展與現(xiàn)代科學(xué)管理理念的滲入，面向工程質(zhì)量給出了嚴(yán)格的定義，具體來說，建設(shè)工程質(zhì)量即工程項(xiàng)目應(yīng)迎合業(yè)主需要，滿足國家法律規(guī)范與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，一般涉及適用性、穩(wěn)定性、經(jīng)濟(jì)性、持久性、安全性和環(huán)境協(xié)調(diào)性。尤其是量化分析與精細(xì)化管理的逐步推進(jìn)，基于建設(shè)工程質(zhì)量形成了精準(zhǔn)、可靠的評(píng)價(jià)體系。待我們的評(píng)價(jià)自感受性經(jīng)驗(yàn)過渡到依托數(shù)據(jù)與現(xiàn)狀圖紙形成的系統(tǒng)化模式時(shí)，工程質(zhì)量評(píng)價(jià)不再單單是深入現(xiàn)場(chǎng)看看便可，實(shí)際上應(yīng)利用建設(shè)工程檔案充當(dāng)基礎(chǔ)，借助指標(biāo)量化統(tǒng)計(jì)研究充當(dāng)手段，完成綜合測(cè)評(píng)。從本質(zhì)層面而言，工程檔案映射著工程質(zhì)量，這要求我們應(yīng)利用工程檔案充當(dāng)依據(jù)面向工程質(zhì)量實(shí)施綜合評(píng)價(jià)。工程檔案映射著工程質(zhì)量的另一層意義便是：在工程建設(shè)環(huán)節(jié)，大部分工序內(nèi)容均被下道工序遮掩，即所謂的隱蔽工程。針對(duì)此部分，待工程竣工后一般看不到，且無法檢測(cè)，我們只能依照遮掩前期的照片和圖紙等信息資料展開評(píng)價(jià)，在此環(huán)節(jié)，工程檔案所發(fā)揮的作用具有不可替代性。另外，工程檔案質(zhì)量和工程管理也存在一定的關(guān)聯(lián)，其中檔案質(zhì)量越優(yōu)良，則工程管理便越規(guī)范，代表人員綜合素質(zhì)越高，工程質(zhì)量越理想。
2檔案管理是提高工程質(zhì)量的基本方法
檔案管理存在行政強(qiáng)制性，這一特性一般和建設(shè)行政職能緊密結(jié)合，其在竣工審查環(huán)節(jié)占據(jù)重要位置，還是行政許可的必要條件。同時(shí)，檔案管理還是執(zhí)法檢查的主要內(nèi)容。經(jīng)由工程檔案管理強(qiáng)化能夠提升工程質(zhì)量，為保障檔案管理，我們可以從工程質(zhì)量方面著手，首先，市建委應(yīng)認(rèn)真把關(guān)，工程施工在獲取許可證前應(yīng)與市城建檔案館共同簽訂責(zé)任書，認(rèn)真記錄檔案人員，并盡快將工程檔案標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任報(bào)告給建設(shè)單位，采用終身負(fù)責(zé)體制，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。除此之外，應(yīng)指派專人管理工程檔案，實(shí)施業(yè)務(wù)指導(dǎo)和全程追蹤，一旦發(fā)現(xiàn)問題能夠有效解決。在工程完成前基于工程檔案實(shí)施預(yù)驗(yàn)收，只有達(dá)標(biāo)方可看成是合格工程，進(jìn)而發(fā)放相關(guān)許可證，并把這個(gè)看成憑據(jù)實(shí)施驗(yàn)收。質(zhì)量監(jiān)督站應(yīng)圍繞資料實(shí)施備案處理，再詳細(xì)報(bào)送，順利完成移交，只有這樣，方可獲得合格證，隨后辦理產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍相關(guān)手續(xù)。
3檔案管理為質(zhì)量控制的主要環(huán)節(jié)
工程檔案屬于靜態(tài)概念，然而，其管理卻屬于動(dòng)態(tài)過程。常規(guī)條件下，檔案管理目標(biāo)為構(gòu)建一個(gè)可靠、健全、詳盡的檔案。但隨著相關(guān)認(rèn)知的逐步加深，發(fā)現(xiàn)檔案管理里不單純是獨(dú)立個(gè)體，還是項(xiàng)目管理的核心組成。在質(zhì)量控制工程中，其發(fā)揮著重要作用。在項(xiàng)目管理過程，控制質(zhì)量的基本表現(xiàn)是面向施工組織與現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量實(shí)施有效控制，另外，還包含工藝與產(chǎn)品質(zhì)量方面的控制。最重要的是要思量人、材料和機(jī)械設(shè)備等帶來的影響，在具體的建設(shè)工程，工程資料不可或缺，同時(shí)，應(yīng)保證每一個(gè)技術(shù)人員都是在培訓(xùn)通過后，持證上崗的。由于五個(gè)方面資料也涵蓋在檔案中，為此，在管理檔案時(shí)，務(wù)必要重視并做好對(duì)應(yīng)的質(zhì)量控制工作。
4工程檔案為工程項(xiàng)目的關(guān)鍵組成
在常規(guī)意義上，著手工程施工活動(dòng)前，工程檔案便形成并有所積累。立項(xiàng)文件指代項(xiàng)目決策和審批等環(huán)節(jié)的有效記錄，并是經(jīng)費(fèi)實(shí)施與項(xiàng)目執(zhí)行的重要參考。預(yù)算編制、概要設(shè)計(jì)與招投標(biāo)一定要建立在立項(xiàng)文件之上。同時(shí)，項(xiàng)目預(yù)算、概要設(shè)計(jì)以及招投標(biāo)形成積累的文件還是工程勘測(cè)與詳細(xì)設(shè)計(jì)的參考。換而言之，著手工程建設(shè)活動(dòng)前，已經(jīng)產(chǎn)生了較多的文件資料。若把此文件積累過程抽離于建設(shè)活動(dòng)，建設(shè)工程便不能成立，也不能開展。即便在施工環(huán)節(jié)，文件資料形成和一般施工進(jìn)程無法割離。例如，水泥和磚塊等建筑材料投入應(yīng)用前，一定要組織送檢，待檢測(cè)達(dá)標(biāo)后方可使用，上述檢測(cè)文件材料為重要參考。應(yīng)用建筑材料時(shí)，需依照指令進(jìn)行。在具體應(yīng)用過程，具備旁站監(jiān)督記錄與檢測(cè)記錄，即便出現(xiàn)問題，也能變更說明。換而言之，工程全程存在兩根線條，分別是技術(shù)性的和操作性的。其中技術(shù)性線條應(yīng)提前產(chǎn)生，且更長遠(yuǎn)。在施工過程，兩者相互交織。然而，不管在何種情形中，技術(shù)性線條均不能剝離于工程項(xiàng)目中，也不能將其忽略掉。
5結(jié)語
工程的建設(shè)屬于長期性過程，包含立項(xiàng)、勘察與招投標(biāo)等不同內(nèi)容。工程檔案除可完整記錄檔案過程，也能夠把整個(gè)過程有機(jī)連接起來，并把這一過程有效保存下來。當(dāng)前，我們應(yīng)明確工程檔案的現(xiàn)實(shí)意義，掌握實(shí)現(xiàn)途徑，積極總結(jié)以往的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，鼓勵(lì)自己不斷完善，增強(qiáng)緊迫感與責(zé)任感，進(jìn)而推動(dòng)工程檔案管理，維護(hù)生命財(cái)產(chǎn)安全。
作者:程江 吳成 單位:西北化工研究院
參考文獻(xiàn)：
篇10
（一）加強(qiáng)政策宣傳
要做好項(xiàng)目工程檔案管理工作，離不開各單位、各部門的支持和協(xié)作。我們?cè)诮ㄔO(shè)工程項(xiàng)目檔案的收集過程中，要注重運(yùn)用規(guī)范、科學(xué)的技術(shù)手段，通過多方式、多渠道、多層次地宣傳檔案法律法規(guī)以及其重要性，積極主動(dòng)的開展檔案宣傳工作，使廣大工作人員真正認(rèn)識(shí)到做好建設(shè)工程項(xiàng)目檔案工作的重要意義，真正了解各自應(yīng)盡的職責(zé)和義務(wù)。
（二）提高隊(duì)伍素質(zhì)，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)
“工欲善其事，必先利其器”，學(xué)習(xí)能提高個(gè)人素質(zhì)，提升我們的道德素養(yǎng)，進(jìn)而不斷提高自身解決工作實(shí)際問題的能力。無論專、兼職檔案管理人員，都必須要做到：加強(qiáng)檔案工作職業(yè)道德建設(shè)，自覺樹立愛崗敬業(yè)、默默奉獻(xiàn)意識(shí)，從思想上真正熱愛檔案工作；加強(qiáng)工作作風(fēng)建設(shè)，努力培養(yǎng)自身舍得吃苦、樂于為基層服務(wù)的意識(shí)，增強(qiáng)工作的責(zé)任感和使命感；樹立終身學(xué)習(xí)、終身受教的思想觀念，做到培訓(xùn)與自學(xué)相結(jié)合，要向領(lǐng)導(dǎo)、向同事學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他們好的工作方法和工作經(jīng)驗(yàn)；學(xué)習(xí)、掌握、精通檔案工作所需要的各項(xiàng)基本技能；加強(qiáng)現(xiàn)代辦公設(shè)備的學(xué)習(xí)，提高熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)管理檔案的技能水平，真正成為一崗多能、業(yè)務(wù)精湛的管理能手，以適應(yīng)新時(shí)期新階段對(duì)檔案工作的要求。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門要切實(shí)重視檔案管理工作,檔案管理專業(yè)部門和人員要進(jìn)一步明確職責(zé)范圍,樹立服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。從自身做起，愛崗敬業(yè)，按制度辦事，用規(guī)范工作，從源頭上把好檔案質(zhì)量關(guān)。維護(hù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、嚴(yán)謹(jǐn)性、安全性，提高檔案的可利用性。
（三）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善制度建設(shè)
加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持工程項(xiàng)目建設(shè)與工程檔案管理兩手抓，健全管理網(wǎng)絡(luò)。項(xiàng)目建設(shè)單位要將設(shè)計(jì)、施工、建立等各參建單位都納入管理網(wǎng)絡(luò)，建立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案工作小組，明確分管領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任部門和工作人員，對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理工作履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。以綜合檔案室為紐帶，開展工程檔案的監(jiān)督管理和具體業(yè)務(wù)，從而理順檔案管理機(jī)構(gòu)與各檔案生成單位和部門的管系，明確職責(zé)。完善制度建設(shè)，建立健全檔案管理以及建設(shè)工程項(xiàng)目檔案歸檔等的各項(xiàng)工作制度，將制度細(xì)化到每項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)程序中去，確保檔案管理工作有章可循、有法可依，達(dá)到規(guī)范化管理目標(biāo)。制定《建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理辦法》、《檔案管理人員崗位責(zé)任制》、《檔案工作保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案查閱暫行規(guī)定》、《檔案歸檔制度》、《歸檔范圍、分類方案及保管期限表》、《檔案分類編號(hào)規(guī)定》、《檔案修改補(bǔ)充制度》、《檔案檢索及機(jī)房管理制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案鑒定與銷毀制度》、《電子檔案管理制度》、《檔案管理考核辦法（暫行）》等一系列規(guī)章制度。從檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、借閱、利用、銷毀以及安全保密等工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，均建立健全完善的制度及有效的措施，并將制度的落實(shí)情況納入檔案工作人員崗位責(zé)任制中進(jìn)行考核，進(jìn)一步規(guī)范、細(xì)化檔案管理工作，使依法治檔工作納入法制化的管理軌道。
三、加強(qiáng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的新舉措
（一）強(qiáng)化責(zé)任考核，加強(qiáng)跟蹤指導(dǎo)
建立檔案目標(biāo)管理考核機(jī)制，把檔案管理工作納入綜合考核范疇。結(jié)合競(jìng)賽、達(dá)標(biāo)、創(chuàng)優(yōu)、評(píng)先等活動(dòng)，強(qiáng)化考核激勵(lì)。在領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)、人員素質(zhì)、資金落實(shí)、完善制度、收集齊全、整理質(zhì)量等環(huán)節(jié)上加大考核力度，不斷增強(qiáng)參建人員的檔案責(zé)任意識(shí)，推行檔案工作責(zé)任制管理。跟蹤指導(dǎo)是檔案部門在收集工程項(xiàng)目檔案時(shí)掌握第一手資料的必要條件,也是使竣工資料達(dá)到規(guī)范化的重要手段。工程檔案產(chǎn)生貫穿于工程項(xiàng)目的招標(biāo)、投標(biāo)、施工和竣工的整個(gè)過程。檔案部門要根據(jù)年度工程進(jìn)度計(jì)劃內(nèi)容，制定出相應(yīng)的跟蹤指導(dǎo)計(jì)劃,在工程項(xiàng)目施工開始就派專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行跟蹤指導(dǎo),對(duì)該項(xiàng)工程竣工檔案交付驗(yàn)收提出明確要求,切實(shí)做到對(duì)工程竣工檔案的有效控制。對(duì)不按規(guī)定執(zhí)行的單位，工程竣工驗(yàn)收備案后逾期不交檔案的單位，及時(shí)提出書面整改意見，仍不按時(shí)移交的，依照規(guī)定給予適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)處罰，嚴(yán)重的實(shí)行責(zé)任追究制。
（二）加強(qiáng)崗位技能培訓(xùn)，提高人員業(yè)務(wù)水平
與工程建設(shè)相關(guān)的設(shè)計(jì)、監(jiān)理、承包、施工單位多數(shù)人員對(duì)工程檔案重要性認(rèn)識(shí)不到位，并且缺乏系統(tǒng)的檔案工作業(yè)務(wù)技能，因此，加強(qiáng)對(duì)這些人員的培訓(xùn)是十分重要的。具體可以通過多種渠道、采用多種方式，對(duì)參建單位的檔案人員進(jìn)行專業(yè)的建設(shè)工程項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，介紹檔案管理工作相關(guān)的法律法規(guī)以及各項(xiàng)管理制度，對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的收集范圍、整編要求、移交時(shí)間和竣工檔案驗(yàn)收的基本要求進(jìn)行專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)指導(dǎo)。這樣，各參建單位檔案管理人員在增強(qiáng)檔案管理意識(shí)的同時(shí)，也可以提高檔案管理工作水平，為工程檔案收集齊全、規(guī)范整理、安全保管和有效利用發(fā)揮了重要的作用。
（三）成立重大工程項(xiàng)目竣工檔案歸檔工作協(xié)調(diào)小組
建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的形成貫穿于項(xiàng)目立項(xiàng)、評(píng)估、設(shè)計(jì)到施工、竣工、交付使用全過程,檔案資料的形成、積累、歸檔是一個(gè)復(fù)雜的過程,其中涉及到若干部門,眾多的環(huán)節(jié)和許多專業(yè),歸檔范圍包括建設(shè)項(xiàng)目前期文件、招投標(biāo)文件、施工文件、監(jiān)理文件及竣工驗(yàn)收文件，要保證施工檔案完整準(zhǔn)確及時(shí)地歸檔,就應(yīng)當(dāng)有一個(gè)協(xié)調(diào)的機(jī)制。一個(gè)比較大的工程項(xiàng)目,應(yīng)當(dāng)成立竣工檔案協(xié)調(diào)小組,一般應(yīng)由規(guī)劃部門、工程部門、財(cái)務(wù)部門、檔案部門、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理等組成,以協(xié)調(diào)各方面的工作,保證工程項(xiàng)目竣工資料歸檔工作的順利進(jìn)行。
篇11
1電力工程檔案管理存在的問題
為了加強(qiáng)電力工程檔案管理，人們除了要了解當(dāng)前電力部門工程檔案管理工作的現(xiàn)狀，還要對(duì)問題提出一定的解決方案。通過分析發(fā)現(xiàn)電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理存在以下幾點(diǎn)問題。
1.1重視程度不夠
通過觀察大部分電力工程項(xiàng)目建設(shè)，人們可以發(fā)現(xiàn)很多人的檔案管理意識(shí)比較淡薄，他們對(duì)資料的收集和整理歸檔工作沒有足夠的重視，這也就導(dǎo)致出現(xiàn)了資料統(tǒng)計(jì)不全的現(xiàn)象。除了引起不必要的麻煩之外還可能要面對(duì)其他的問題，比如資料不全，延遲了竣工的投運(yùn)時(shí)間，可能不利于工程檔案管理和工程質(zhì)量監(jiān)督部門對(duì)于工程的資料審查，甚至?xí)婕肮こ痰馁|(zhì)量和安全問題。
1.2電力工程檔案管理獎(jiǎng)懲制度不夠健全
很多的企事業(yè)單位對(duì)電力工程檔案管理獎(jiǎng)懲制度的建設(shè)還不夠健全，獎(jiǎng)懲不明導(dǎo)致檔案管理人員抱著消極的心態(tài)進(jìn)行工作。很多時(shí)候責(zé)任勝于能力，細(xì)節(jié)也決定成敗。在實(shí)際工作中，部門上交的材料和信息會(huì)暴露內(nèi)容不全以及上交不及時(shí)的問題。此時(shí)就需要檔案管理人員主動(dòng)上門提取資料，但是由于獎(jiǎng)懲制度不健全，使得工作人員缺乏工作積極性，在材料收集的過程中就自然存在收集不全的現(xiàn)象。
1.3人員調(diào)動(dòng)頻繁的問題
在很多企事業(yè)單位普遍存在檔案管理人員身兼數(shù)職情況，檔案管理部門缺少固定的具備專業(yè)水平的工作人員。管理人員不固定的情況很容易導(dǎo)致檔案管理混亂等問題。
1.4檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高
在國家電力體制改革進(jìn)一步深化的情況下，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在發(fā)展的同時(shí)使得企業(yè)市場(chǎng)化也已經(jīng)成為了大趨勢(shì)。隨著電力基礎(chǔ)設(shè)施方面的建設(shè)項(xiàng)目逐漸增多，電力工程檔案管理工作的重要性日益凸顯。在電力工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批和竣工驗(yàn)收的全過程中，每一個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生檔案材料。但是由于存在時(shí)間長、過程復(fù)雜和細(xì)節(jié)多等特點(diǎn)，材料收集和整理的工作也開始變得異常繁瑣與雜亂，這就對(duì)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和道德素質(zhì)的要求進(jìn)一步提高，檔案管理工作人員必須秉持著認(rèn)真負(fù)責(zé)和細(xì)心謹(jǐn)慎的態(tài)度，并且在具備較高的業(yè)務(wù)水平的前提下不斷進(jìn)步。人們只有這樣才能夠選擇那些正確的人來勝任復(fù)雜的電力工程檔案管理工作，從而也能夠在保證項(xiàng)目順利進(jìn)行的同時(shí)完成個(gè)人的自我蛻變。由于檔案管理工作的特殊性，往往存在著繁瑣和細(xì)致的特點(diǎn)，對(duì)于工作人員的要求也較高，而檔案管理人員也都是兼職人員，由于專業(yè)水平不夠的問題逐漸暴露出來，而且兼職人員也不重視專業(yè)培訓(xùn)。在應(yīng)付工作的同時(shí)，也暴露出了檔案管理部門安排專業(yè)培訓(xùn)沒有嚴(yán)格執(zhí)行力等問題，所以人們應(yīng)注重培養(yǎng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)并加強(qiáng)對(duì)檔案的有序管理。
1.5檔案整體質(zhì)量不夠高
由于檔案管理工作人員專業(yè)能力參差不齊，他們?cè)谑占瘷n案材料的過程中，往往忽略了材料的質(zhì)量，秉承著“寧缺毋濫”的原則，大量可有可無的材料堆積在一起，再加上管理混亂的問題，導(dǎo)致檔案的整體質(zhì)量不夠高。
1.6檔案材料保管不當(dāng)
在實(shí)際工作的過程中，由于檔案管理人員和施工單位的檔案保護(hù)意識(shí)不夠強(qiáng)導(dǎo)致很多問題。很多施工單位所提交的材料信息不夠全面，很多信息的收集和整理也不夠及時(shí)，這就帶給了檔案管理工作更多的困難，甚至還會(huì)影響工程的順利進(jìn)行。
2電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理的改進(jìn)措施
從以上的資料分析中可以看出，問題主要就在于制度不健全和人們的檔案意識(shí)上不高。所以，人們?cè)诩訌?qiáng)電力工程檔案管理的層面上，要建立健全電力工程檔案管理制度，并提高人們的檔案管理意識(shí)。
2.1安排專門的檔案管理負(fù)責(zé)人員
企業(yè)應(yīng)該在安排專人負(fù)責(zé)檔案管理工作的同時(shí)，增強(qiáng)工作人員的檔案管理意識(shí)。事實(shí)上，人們?cè)诿鎸?duì)電力工程檔案管理工作煩瑣的同時(shí)，從工程前期工作一直到竣工之后的驗(yàn)收以及最后的工程資料歸檔移交這一整個(gè)過程中，工作人員需要很長時(shí)間來整理，其細(xì)節(jié)和過程漫長、無趣，這就要求檔案管理工作人員進(jìn)行明確分工，方便管理，以免發(fā)生資料收集不全以及重復(fù)和歸檔不及時(shí)的情況。這也為人們?cè)诎l(fā)生推卸責(zé)任等情況時(shí)，便于追究當(dāng)事人責(zé)任，同時(shí)還便于及時(shí)地采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。
2.2制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，獎(jiǎng)懲分明
企業(yè)應(yīng)將檔案管理納入到部門評(píng)優(yōu)的范圍內(nèi)，對(duì)工作認(rèn)真細(xì)心的員工進(jìn)行必要的鼓勵(lì)。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，在建立健全檔案管理制度的同時(shí)，各部門也應(yīng)該對(duì)此進(jìn)行嚴(yán)格執(zhí)行。比如在工程的預(yù)檢過程中發(fā)現(xiàn)問題，需對(duì)此進(jìn)行及時(shí)地反饋，在主動(dòng)督促參建單位及時(shí)上交材料的同時(shí)，還應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督。而對(duì)于那些工作不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，甚至于影響到整體工程進(jìn)度的工作人員，企業(yè)應(yīng)該對(duì)他們進(jìn)行批評(píng)。這樣企業(yè)就能夠在激勵(lì)檔案管理人員認(rèn)真工作的同時(shí)，還可以提高檔案管理工作的質(zhì)量，同時(shí)也就保證了工程質(zhì)量。定期地對(duì)檔案管理部門工作人員進(jìn)行針對(duì)性的專業(yè)培訓(xùn)也是很有必要的，一方面，讓他們能夠真正地理解檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)其內(nèi)心對(duì)檔案管理正確的管理意識(shí)；另一方面，通過讓他們學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，使得他們能夠在工作過程中做到知法、守法和自覺依法治理檔案。除了以上兩方面，第三方面，企業(yè)應(yīng)該注重提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平。由于當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)化管理比較流行，大量的計(jì)算機(jī)管理檔案技術(shù)開始盛行，企業(yè)應(yīng)在加強(qiáng)員工檔案管理精神的同時(shí)，，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。
3結(jié)語
加強(qiáng)電力工程檔案管理工作是很有必要的，本文通過探討電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理的具體問題，并提出了相應(yīng)的解決方案。在解決電力檔案收集的同時(shí)也健全了制度和提高了工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，推動(dòng)電力企業(yè)建設(shè)工程的檔案收集整理工作的健康有序進(jìn)行。
主要參考文獻(xiàn)
篇12
一、當(dāng)前大型建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題
大型項(xiàng)目由于趕工期，一般建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)只是在建設(shè)、設(shè)計(jì)及施工監(jiān)督上下功夫，對(duì)于檔案管理方面不夠重視，導(dǎo)致檔案不能及時(shí)歸檔。主要體現(xiàn)以下幾個(gè)方面：
（一）缺乏有效的檔案管理機(jī)制，對(duì)工程項(xiàng)目檔案工作重視不夠
不少大型建設(shè)項(xiàng)目對(duì)檔案管理不夠重視，在驗(yàn)收時(shí)才加大馬力搞突擊應(yīng)付，使檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性得不到保障。此外，大型建設(shè)項(xiàng)目檔案管理機(jī)制不完善，一是建設(shè)單位與總承包單位及各分包單位之間檔案管理職責(zé)不清，造成資料管理混亂，檔案資料重復(fù)或者殘缺不全的現(xiàn)象，二是項(xiàng)目建設(shè)中檔案管理人員變動(dòng)頻繁，檔案管理人員缺少責(zé)任感，而檔案資料交接制度不健全，造成檔案管理不連續(xù)甚至存在檔案無人管理的現(xiàn)象。有些建設(shè)單位不按正常的建設(shè)程序辦事，前期報(bào)建手續(xù)辦理不及時(shí)，一些按常規(guī)該辦的手續(xù)普遍存在著遲辦或邊施工邊辦理現(xiàn)象，甚至到竣工時(shí)，前期的相關(guān)手續(xù)還不完備，從而導(dǎo)致了應(yīng)該形成的文件材料不能及時(shí)形成和歸檔，由于大型建設(shè)項(xiàng)目時(shí)間緊受到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)高度重視，有的手續(xù)采取綠色通道，導(dǎo)致項(xiàng)目完工，手續(xù)還沒辦好，項(xiàng)目綜合驗(yàn)收未能正常進(jìn)行，影響工程檔案資料的及時(shí)移交。
（二）檔案意識(shí)薄弱
由于種種原因，一些工程技術(shù)人員檔案法治意識(shí)不強(qiáng)，不重視文件材料的收集積累，有的甚至把檔案據(jù)為已有，拒不移交，導(dǎo)致檔案嚴(yán)重不全。有的建設(shè)單位雖然制定了建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度，為了盡快發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，滿足建設(shè)需要，對(duì)急用的檔案資料隨用隨拿，檔案管理人員缺乏責(zé)任感，對(duì)借出的資料未及時(shí)催交，造成檔案資料損壞遺失現(xiàn)象較嚴(yán)重。同時(shí)為確保工程資料的完整，雖然建設(shè)單位在與參建單位簽訂合同時(shí)將檔案管理責(zé)任納入合同中，按照合同價(jià)款的一定的比例扣留工程款但參建單位檔案管理意識(shí)薄弱，不重視工程建設(shè)項(xiàng)目檔案材料的積累和收集，不能按約定移交工程資料，有的敷衍了事加之檔案管理人員疏忽沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)資料的缺項(xiàng)及漏洞給予簽字使他們順利地拿到了扣留的工程款；還有的承包商認(rèn)為扣留的資料工程款太少，如果要拿到這筆款需要花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力干脆對(duì)這筆款項(xiàng)放棄，對(duì)工程資料不予移交，造成工程資料的缺失，給以后的新建、改建、擴(kuò)建工程留下隱患。
（三）檔案人員缺失，綜合素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平不高
不少大型建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)期間，有些參建單位不配備專職檔案人員，檔案管理人員一般臨時(shí)抽調(diào)又不固定，這些人沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏工程專業(yè)技術(shù)知識(shí)和檔案專業(yè)知識(shí)，不能做到科學(xué)分類和整理立卷，使得最后移交的檔案資料質(zhì)量較低，有的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)館后，還要重新拆卷返工整理，浪費(fèi)了人力、物力和財(cái)力，另一方面由于檔案人員缺失，項(xiàng)目經(jīng)理兼任檔案資料管理，他們身兼數(shù)職，精力有限，主抓工程建設(shè)的質(zhì)量、安全、進(jìn)度而忽視工程檔案管理造成建設(shè)項(xiàng)目收集、整理與工程建設(shè)進(jìn)度相脫節(jié)，歸檔資料內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不完善，整理不規(guī)范，復(fù)印件居多，達(dá)不到檔案管理的要求等等，這些現(xiàn)象不僅直接影響建設(shè)項(xiàng)目的歸檔質(zhì)量而且導(dǎo)致大型建設(shè)項(xiàng)目檔案缺乏真實(shí)性，對(duì)日后新建、改建、擴(kuò)建等工程項(xiàng)目的缺少參考價(jià)值。
（四）檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足，保管條件較差
受大型建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間緊，參建單位多，管理復(fù)雜， 臨時(shí)性等特點(diǎn)的影響，一些大型建設(shè)項(xiàng)目參建單位將辦公用房與檔案資料室合二為一，檔案資料堆放在地上；有的部分建設(shè)單位認(rèn)為工程竣工驗(yàn)收后，檔案資料遲早要移交單位綜合檔案室或者移交專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)保管，沒有必要投入經(jīng)費(fèi)去配置檔案資料保管設(shè)施；還有一些建設(shè)單位因工程資金緊張，不愿拿出足夠的資金改善保管條件，用于檔案資料的安全管理。
二、加強(qiáng)大型建設(shè)項(xiàng)目檔案管理措施
大型建設(shè)項(xiàng)目是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，對(duì)本行業(yè)、本地區(qū)、本單位的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。做好檔案管理不僅是檔案工作者義不容辭的責(zé)任，也是全社會(huì)賦予的歷史責(zé)任。
（一）完善檔案管理機(jī)制，重視工程項(xiàng)目檔案管理建設(shè)單位在工程建設(shè)過程中，根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模、特點(diǎn)和需要，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，合理配置既懂業(yè)務(wù)又有責(zé)任心的檔案管理人員，全程跟蹤建設(shè)項(xiàng)目檔案的形成和管理，實(shí)現(xiàn)大型建設(shè)項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理。建設(shè)單位應(yīng)把工程項(xiàng)目檔案工作作為一個(gè)重要的基礎(chǔ)工作來抓，提高全員對(duì)工程檔案管理的認(rèn)識(shí)，同時(shí)把工程項(xiàng)目檔案管理工作列入工程管理的內(nèi)容，與工程管理的其他內(nèi)容同計(jì)劃、同管理、同檢查，同考核、同驗(yàn)收。做到工程檔案資料管理與工程施工進(jìn)度同步進(jìn)行，保證建設(shè)項(xiàng)目完工，檔案及時(shí)歸檔移交。
完善檔案管理規(guī)章制度，將檔案管理工作作為一個(gè)大型項(xiàng)目列入工程建設(shè)規(guī)劃控制中，制定與工程建設(shè)實(shí)際相符的檔案管理實(shí)施細(xì)則及相關(guān)考核措施，做到有據(jù)可依，有章可循，明確工程檔案工作中各部門與參建單位的職責(zé)。根據(jù)國家、地方、行業(yè)及企業(yè)的有關(guān)要求，將建設(shè)項(xiàng)目檔案管理納入建設(shè)項(xiàng)目管理軌道，在對(duì)工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資組織管理進(jìn)行考核的同時(shí)，對(duì)檔案資料管理加以考核，使建設(shè)單位、施工單位在工程建設(shè)管理中，增強(qiáng)檔案意識(shí)，健全各項(xiàng)檔案管理制度，把崗位責(zé)任制貫穿于從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收全過程。要明確各部門應(yīng)收集、整理、立卷、歸檔的范圍，立卷的要求、原則和方法等。對(duì)內(nèi)強(qiáng)調(diào)部門立卷制，按誰經(jīng)辦、誰整理，誰立卷、誰把關(guān)，對(duì)項(xiàng)目公司內(nèi)部要求部門員工建立個(gè)人文件包，將工作中形成的文件材料進(jìn)行整理，由部門負(fù)責(zé)人對(duì)需存檔的文件進(jìn)行把關(guān)，并在移交清單上對(duì)所移交文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性及完整性進(jìn)行簽字認(rèn)可后方可移交檔案室存檔。
（二）加強(qiáng)法律法規(guī)宣傳，樹立及時(shí)歸檔意識(shí)
法律法規(guī)是規(guī)范人們行為的準(zhǔn)則，國務(wù)院的《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》對(duì)工程檔案管理予以高度重視，明確提出建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時(shí)收集整理建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立健全建設(shè)項(xiàng)目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后及時(shí)向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項(xiàng)目檔案，違反本條例規(guī)定，責(zé)令改正，并處1萬元以上10萬元以下的罰款。
建設(shè)單位是有法可依的，也必須依法管理工程檔案，制定相應(yīng)的考核措施，讓文字上的規(guī)定落到實(shí)處，做好收集整理、建檔、移交三個(gè)環(huán)節(jié)的工作，保證工程檔案的成套性和科學(xué)性。為此，建設(shè)單位要大力開展《檔案法》宣傳，提高和增強(qiáng)廣大建設(shè)者特別是工程技術(shù)人員的檔案意識(shí)和法律觀念，讓他們了解檔案也是工程的一部分，理解檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到做好檔案工作是《檔案法》賦予的義不容辭的法律責(zé)任，要重視文件材料的收集積累，并及時(shí)歸檔移交。在項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)過程中，要求所有參建方都應(yīng)自覺樹立及時(shí)歸檔的意識(shí)，不論對(duì)自身的歸檔資料還是對(duì)提供給他人的歸檔資料，都要在第一時(shí)間內(nèi)完成建檔，移交工作，以防遺忘、丟失、破損，影響工程歸檔工作的質(zhì)量。同時(shí)要求檔案管理人員對(duì)借用的資料，嚴(yán)格按檔案管理部門借閱規(guī)定執(zhí)行，對(duì)即將到期的資料及時(shí)催交，同時(shí)加大考核力度，使得借閱人員能及時(shí)歸還，以保證檔案資料的完整性。另一方面，將檔案管理責(zé)任納入合同中，并增加工程款的比例用于檔案資料移交，使得監(jiān)理、施工、設(shè)計(jì)等部門能及時(shí)將工程檔案資料移交給建設(shè)部門，確保工程檔案資料及時(shí)歸檔。
（三）加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)，實(shí)施同步跟蹤管理
檔案管理人員綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能直接影響工程檔案管理科學(xué)性。上級(jí)檔案管理主管機(jī)構(gòu)要主動(dòng)與發(fā)改委、建委等職能部門加強(qiáng)聯(lián)系。開工前，上級(jí)檔案主管部門要了解工程地址、規(guī)模、工期和建設(shè)、施工、監(jiān)理單位等情況，廣泛宣傳有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的法律、法規(guī)，組織培訓(xùn)相關(guān)人員，對(duì)檔案管理提出具體要求，并認(rèn)真執(zhí)行國家大型建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記制度，及時(shí)掌握建設(shè)項(xiàng)目檔案管理動(dòng)態(tài)情況并加以監(jiān)管，施工過程中的指導(dǎo)是跟蹤指導(dǎo)的重點(diǎn)，檔案管理機(jī)構(gòu)的專業(yè)人員，要加強(qiáng)與建設(shè)單位的聯(lián)系，經(jīng)常深入施工現(xiàn)場(chǎng)對(duì)工程技術(shù)、檔案管理、工程監(jiān)理人員在工程文件的形成、積累以及施工技術(shù)文件等的編制質(zhì)量適時(shí)檢查指導(dǎo)，定期召開檔案管理工作會(huì)，指出文件資料形成過程中存在的問題，提出整改意見，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范完整與及時(shí)歸檔。竣工驗(yàn)收前上級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)的專業(yè)人員在對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收時(shí)，認(rèn)真檢查建設(shè)項(xiàng)目檔案是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，案卷質(zhì)量是否符合規(guī)范要求，對(duì)于不符合規(guī)定要求的要限期整改。提高整理立卷的質(zhì)量做法是通過工程項(xiàng)目技術(shù)交流、技術(shù)交底等形式，解決工程檔案工作問題；形成工作會(huì)議紀(jì)要、檔案工作總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)等文件，以得到有效的溝通和效果；采取檔案工作專家現(xiàn)場(chǎng)演示、業(yè)務(wù)咨詢等方式對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行指導(dǎo)；規(guī)范檔案整理立卷工作，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、操作方法。同時(shí)增加檔案管理人員，配置老、中、青專職人員做到傳幫帶作用，使得檔案管理工作一直有人管，以保證資料連續(xù)、準(zhǔn)確、齊全。
（四）重視檔案管理人才培養(yǎng)，建立激勵(lì)考核機(jī)制
檔案工作既是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，又是一項(xiàng)需要綜合知識(shí)積累的工作。因此，參建單位需建立激勵(lì)考核機(jī)制，不斷優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。要在檔案工作中推行目標(biāo)化管理，健全激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性。科學(xué)制定崗位目標(biāo)責(zé)任制，既考察工作熱情和工作能力，也考核工作業(yè)績。大力宣傳檔案戰(zhàn)線上的先進(jìn)人物和模范事跡。在實(shí)際工作中，通過適當(dāng)?shù)募?lì)能夠使檔案管理工作人員更為充分地發(fā)揮其技術(shù)和才能，努力鉆研業(yè)務(wù)。鼓勵(lì)他們終身學(xué)習(xí)，對(duì)獲得職業(yè)、執(zhí)業(yè)資格證的加大獎(jiǎng)勵(lì)力度，轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的消極思想，保持積極向上的動(dòng)力，從而保證高效的工作質(zhì)量。激勵(lì)的方式主要有通過外在的福利、晉升、嘉獎(jiǎng)等認(rèn)可獎(jiǎng)勵(lì)，通過工作人員內(nèi)在的如責(zé)任感、光榮感、成就感的激勵(lì)。通過外在的方法激勵(lì)，可以顯著提高效果，而內(nèi)在的激勵(lì)雖然需要經(jīng)過較長的過程逐漸熏陶，但是持久性更強(qiáng)，并且對(duì)工作效率的提高也較為顯著。
（五）添置檔案基礎(chǔ)設(shè)施，確保安全管理
檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案工作發(fā)展的物質(zhì)條件，檔案人員應(yīng)主動(dòng)匯報(bào)工程檔案工作情況，及時(shí)就當(dāng)前檔案工作中出現(xiàn)的問題向領(lǐng)導(dǎo)說明配置設(shè)備設(shè)施的必要性，爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持。應(yīng)設(shè)置符合要求的檔案庫房，配備檔案保管必須的設(shè)備，提高工程建設(shè)檔案工作環(huán)境條件，確保檔案安全管理。三、總結(jié)
綜上所述，重大建設(shè)項(xiàng)目檔案反映工程項(xiàng)目的真實(shí)面貌，檔案管理工作是工程項(xiàng)目管理的重要組成部分之一，是一項(xiàng)對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的工作。在新的時(shí)代，緊密聯(lián)系改革、技術(shù)、發(fā)展的新要求，檔案人員應(yīng)具有技術(shù)精、專業(yè)強(qiáng)等綜合技能，同時(shí)要具備愛崗敬業(yè)、認(rèn)真踏實(shí)的精神，做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)大型建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的自身價(jià)值，為發(fā)展企業(yè)提供依據(jù)。
篇13
一、建設(shè)工程檔案管理現(xiàn)存問題
新技術(shù)提高建設(shè)工程施工水平的同時(shí)，也給檔案管理工作帶來了全新的挑戰(zhàn)，而目前建設(shè)工程檔案管理的難點(diǎn)，制約著建設(shè)企業(yè)的發(fā)展：
（一）檔案管理意識(shí)薄弱
建設(shè)工程檔案管理意識(shí)薄弱是相對(duì)突出的問題，突出表現(xiàn)為：一是檔案信息化管理的興起，建設(shè)企業(yè)跟不上時(shí)展的步伐，缺乏領(lǐng)導(dǎo)層足夠的支持和組織保證，二是檔案管理工作經(jīng)歷過長期傳統(tǒng)式發(fā)展，對(duì)于很多新鮮的管理理念，一時(shí)間難以全面接受。
（二）檔案管理手段有待進(jìn)一步提高
建設(shè)工程檔案收集途徑和方法具有單一性特征，一些重要的檔案資料未能收集齊全，或者由于部分檔案信息具有層次性的要求，再加上行政管理手段滯后，在檔案管理模式方面照搬其他企業(yè)模式的問題，致使檔案管理方法不符合本企業(yè)建設(shè)工程的實(shí)際發(fā)展。
（三）檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低
檔案管理人員在專業(yè)水平方面，僅僅依靠原有的管理經(jīng)驗(yàn)，使得檔案工作距離現(xiàn)代化管理的要求越來越遠(yuǎn)，影響了建設(shè)企業(yè)的正常活動(dòng)發(fā)展。建設(shè)企業(yè)的檔案內(nèi)容種類繁多，如果檔案管理人員的專業(yè)水平不高，很難提高工作效率，建設(shè)企業(yè)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化僅為一紙空文。另外檔案的制度具有與時(shí)俱進(jìn)的需求，但由于建設(shè)工程管理的復(fù)雜性，很多工作難以在短時(shí)間內(nèi)全部管理到位，因此制度的更新勢(shì)必呈現(xiàn)滯后性的特征。
二、建設(shè)工程檔案規(guī)范化管理的對(duì)策
建設(shè)工程檔案的正確管理，關(guān)系到建設(shè)企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)的管理效果，針對(duì)以上存在的檔案管理問題，筆者提出以下幾方面的管理對(duì)策：
（一）提高檔案管理的意識(shí)
檔案管理意識(shí)的提高，分為兩個(gè)層面：一是管理層人員檔案管理意識(shí)的提高，管理層人員作為企業(yè)的中流砥柱，其管理運(yùn)營理念對(duì)企業(yè)的戰(zhàn)略性發(fā)展形成很大的影響，關(guān)系到企業(yè)運(yùn)營管理工作的成敗，因此，企業(yè)的管理層人員要將檔案管理工作作為建設(shè)工程的重點(diǎn)工作來抓，按照《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)作為依據(jù)，組織學(xué)習(xí)活動(dòng)，在企業(yè)內(nèi)部開展檔案管理工作的宣傳活動(dòng)，帶頭貫徹檔案管理的法律法規(guī)和相關(guān)的規(guī)章制度，強(qiáng)化檔案管理的意識(shí)，使得人人都意識(shí)到檔案管理工作的重要性；二是提高檔案管理人員的管理意識(shí)，作為檔案管理工作的一線工作人員，應(yīng)該服從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的工作指導(dǎo)和安排，努力提高檔案的規(guī)范化管理水平，保證檔案管理工作的順利開展。
（二）提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平
目前很多建筑企業(yè)已經(jīng)開始引入信息化建設(shè)的內(nèi)容，除了正常的運(yùn)營管理工作之外，檔案管理作為其中的一個(gè)子系統(tǒng)，也開始步入信息化建設(shè)的開發(fā)和完善階段。
1.檔案數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)。檔案的數(shù)字化管理主要針對(duì)檔案資源的共享問題，提高整個(gè)檔案系統(tǒng)的總體水平。筆者認(rèn)為檔案管理需要一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)，使用統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，落實(shí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案的專業(yè)化管理在企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)資源的暢通共享。
2.進(jìn)一步完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案管理網(wǎng)絡(luò)的管理以項(xiàng)目主管部門為核心，作為各項(xiàng)業(yè)務(wù)的指導(dǎo)部門，并設(shè)置專職和兼職工作人員，在項(xiàng)目主管部門的總協(xié)調(diào)之下，對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目進(jìn)行同步的有效管理，做好各項(xiàng)文件資料的移交工作，筆者建議各個(gè)職能管理部門都設(shè)置一個(gè)專職的檔案管理人員，對(duì)本部門的資料檔案進(jìn)行集中保管，并及時(shí)移交給檔案管理部門，順利完成歸檔工作。
3.健全檔案信息化管理的運(yùn)行機(jī)制。企業(yè)在原有信息化管理運(yùn)行體制的基礎(chǔ)上，以國家相關(guān)的方針政策和法律法規(guī)為標(biāo)準(zhǔn)，指定一名負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檔案資料的分管和數(shù)據(jù)的管理工作，以便對(duì)檔案數(shù)據(jù)資料的質(zhì)量審核和協(xié)調(diào)管理，并結(jié)合建設(shè)工程的實(shí)際，安排數(shù)據(jù)管理崗位的責(zé)任主體，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的采集、信息的上傳、信息的加載、信息的提取、信息安全的保護(hù)等。
4.加強(qiáng)數(shù)據(jù)采集的管理。首先是工作流程的數(shù)字化，譬如某項(xiàng)目的建設(shè)，建設(shè)單位在籌劃和開工前期，將檔案導(dǎo)入到信息系統(tǒng)，在項(xiàng)目正式啟動(dòng)之后，將已經(jīng)歸檔的各項(xiàng)任務(wù)下發(fā)到基層各個(gè)單位，然后參建單位利用檔案管理平成檔案的收集工作，而工程的管理單位認(rèn)真檢驗(yàn)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，然后移交和接收檢驗(yàn)合格的檔案。其次是加強(qiáng)數(shù)據(jù)資源的更新工作，建設(shè)工程檔案要實(shí)行動(dòng)態(tài)的管理，譬如設(shè)備的擴(kuò)建或者改造，新增或者更換的圖紙，都要將原有的紙質(zhì)和電子模式圖紙予以替換或者新增圖紙。再次是建立內(nèi)部制約機(jī)制，讓企業(yè)內(nèi)部重視檔案資料的收集工作，每項(xiàng)工程竣工之后，承包方要將紙質(zhì)檔案和電子檔案及時(shí)移交到檔案室，由檔案室的工作人員檢驗(yàn)，規(guī)范和保護(hù)這些重要資料。
（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
管理人員的綜合素質(zhì)關(guān)系到檔案管理工作的有效開展，因此要加大進(jìn)一步提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以便適應(yīng)建設(shè)工程不斷變化的檔案管理需求：
1.加強(qiáng)管理培訓(xùn)的力度。結(jié)合實(shí)際工作的內(nèi)容，制定培訓(xùn)的具體內(nèi)容，一方面是專業(yè)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，譬如計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等的學(xué)習(xí)，完善管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以便適應(yīng)不斷變化的檔案信息化管理工作。另一方面是組織檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的交流會(huì)，通過經(jīng)驗(yàn)的分享，找出自己管理工作方式存在的問題，取長補(bǔ)短，將更好地管理經(jīng)驗(yàn)應(yīng)用到實(shí)際管理工作當(dāng)中。
2.個(gè)人的自我修養(yǎng)。檔案管理工作者自身也要通過自我修養(yǎng)，結(jié)合自己的實(shí)際工作，積累先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，在工作中提高自己的能力，并積極與他人交流，擴(kuò)大知識(shí)面，在經(jīng)驗(yàn)共享中提高自己的能力。
3.學(xué)習(xí)檔案管理工作的制度。檔案管理工作制度要具備適應(yīng)建筑企業(yè)工程建設(shè)的發(fā)展需求，在確保工作正常開展的情況下，結(jié)合建筑企業(yè)的運(yùn)營發(fā)展實(shí)際，對(duì)管理工作制度進(jìn)一步完善，確保職責(zé)明確，安排適當(dāng)?shù)臍w檔范圍，做到立卷有據(jù)、借閱有歸，在工作細(xì)節(jié)上保證檔案管理的順利開展。與此同時(shí)，還要結(jié)合《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案室管理制度》等，在工作實(shí)踐中對(duì)執(zhí)行細(xì)節(jié)的完善，使得這些制度更加符合工作的實(shí)際需求，真正提高檔案管理工作的效率。
三、結(jié)束語
綜上所述，建筑企業(yè)的建設(shè)工程項(xiàng)目管理、基建工程等都以檔案作為重要的參考資料，甚至整個(gè)企業(yè)管理質(zhì)量和管理水平也可以從檔案中體現(xiàn)出來，而目前檔案管理的難點(diǎn)，制約著建設(shè)工程乃至整個(gè)建筑企業(yè)的發(fā)展，因此，建筑企業(yè)要通過提高檔案管理意識(shí)、實(shí)行現(xiàn)代化管理水平、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，以及完善檔案管理工作制度等措施，方可實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)化管理，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，進(jìn)而為建設(shè)工程提供良好的檔案管理環(huán)境。
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